Jeden Tag erreichen uns Dutzende, wenn nicht hunderte Mails . Die wenigsten sind wichtig. Viele unnötig, anbiedernd oder dreist. Sie rauben uns Zeit und Geduld, reißen uns aus der Konzentration, kosten uns Arbeitszeit und Nerven. Gleichzeitig versenden wir auch etliche Mails . Sind wir vielleicht gar nicht besser als diejenigen, die unser Postfach zumüllen? Zehn Tipps, was Sie unbedingt unterlassen sollten, damit Sie nicht zum Hassobjekt Ihrer Kollegen und Geschäftspartner werden.
1. Oberste Priorität
Verzichten Sie darauf, Ihre Mails als „wichtig“ zu kennzeichnen, wenn sie es nicht wirklich sind. Nichts ist nerviger als ein Postfach voller roter Ausrufezeichen zu haben. Denken Sie an den „Hirtenjungen und den Wolf“. Haben Sie nämlich dann wirklich mal eine wichtige Mail, wird sie nicht mehr wahrgenommen.
2. Keine Smileys
Keiner braucht Mails, die vor falscher Höflichkeit nur so triefen. Natürlich hängt die Art der Ansprache von Ihrer Beziehung zum Adressaten ab. Verzichten Sie aber in Businessmails weitgehend auf Emoticons, Abkürzungen wie man sie in SMS an Freunde verwendet und allzu viel Farbe. Besonders, wenn die Mail an einen größeren Kreis geht. Nicht jeder kann die Symbole und Abkürzungen deuten – oder findet sie einfach albern.
3. An "Alle"
Erreicht Sie eine Rundmail und Sie wollen nur dem Schreiber antworten, dann senden Sie nicht „an alle“, wenn es nicht wirklich alle interessiert.
4. Weiterleiten von E-Mails
Leiten Sie E-Mails nicht an Dritte weiter, ohne vorher um Erlaubnis zu fragen. Schon gar nicht, wenn der jüngsten Mail ein längerer Schriftwechsel vorausgegangen ist. Dort könnten Dinge geschrieben sein, die Dritte einfach nichts angehen.
5. Auf BCC verzichten
Setzen Sie niemanden in Blindkopie. Mailen Sie lieber mit offenem Visier. Denn wer eine Mail in Blindkopie bekommt, fragt sich unweigerlich, wer diese Mail wohl noch alles verdeckt mitliest. Blindkopien säen Misstrauen.
6. Konkretes Betreff
Die Zeile macht durchaus Sinn. Sie gibt einen schnellen Überblick, worum es in der Mail geht. Eine konkrete Betreffzeile erhöht die Chance, dass die Mail gelesen wird. Verzichten Sie auf Ansprachen wie „Hey“, „FYI“ oder „nur zur Info“.
7. Auf Privates verzichten
Zu steif brauchen auch Business-E-Mails nicht zu sein. Manchmal lockert eine lustige Anekdote auch die Konversation auf. Aber machen Sie es sich nicht zur Gewohnheit, andauernd private Schoten an Kollegen und Geschäftspartner zu schicken.
8. Schlüpfrige Mailadressen
Wenn Sie Ihren privaten Mailaccount auch mal für geschäftliche Zwecke nutzen, achten Sie darauf, dass er keine schlüpfrige, sexistische oder anrüchige Adresse hat.
9. Kurz fassen
Die meisten Menschen verwenden nur wenige Sekunden, um E-Mails zu lesen. Nicht Stunden. Schreiben Sie keine Epen. Halten Sie sich kurz, knapp und sachlich. Erklären Sie gleich im ersten Satz, warum der Adressat die Mail lesen sollte.
10. Nachts senden ist ein No-go
Natürlich kommt es auch mal vor, dass man nachts arbeitet, weil man vielleicht nicht schlafen kann. Versenden Sie nachts aber keine Mails. Das kommt bei Ihren Kollegen und Geschäftspartnern gar nicht gut an. Im besten Fall denken sie noch, Sie sind ein Workaholic und haben kein Privatleben. Oder sie werden für besessen gehalten. Im dümmsten Fall machen Sie Ihren Kollegen ein schlechtes Gewissen. Warten Sie mit dem Versenden bis zum nächsten Morgen.
