ErfolgMit diesen einfachen Tricks ist man besser organisiert

Symbolbild: Chaos auf dem Schreibtisch, Notizen, Post-Its und Listen im Wirrwarr
Symbolbild: Chaos auf dem Schreibtisch, Notizen, Post-Its und Listen im WirrwarrFerenc Horvath on Unsplash

Die Notizen-App unseres Handys quillt über, dutzende bunte Post-Its quälen uns mit unerledigten Dingen und der Kalender erinnert auch stündlich an Deadlines, die wir nicht verpassen wollen. Und dann vergessen wir doch immer wieder die Studie für die Konferenz und diese eine wirklich wichtige Mail zu beantworten. Dabei dachten wir doch: Das können wir gar nicht vergessen! Doch. Jede Woche verschwenden wir Stunden damit, uns zu organisieren. Und dann erledigen wir doch nur die Hälfte.

Und das quält uns. Denn wir haben ständig das Gefühl, dass da doch noch etwas Wichtiges war, das geschafft werden wollte. Wissenschaftler haben herausgefunden, dass das stimmt. Denn unser Gehirn erinnert sich besser an unerledigte Aufgaben als an getane Arbeiten. Das hemmt nicht nur die Kreativität. Wir können uns auch nicht gut auf anderes konzentrieren. Mit diesen Tools soll sich das ändern. Sie helfen Ihrer Selbstorganisation auf die Sprünge – ganz klassisch und digital:

#1 Klassische Methoden:

Das kommt Ihnen jetzt vielleicht ein bisschen einfach vor, aber tatsächlich will auch die To-Do-Liste durchdacht sein. Alle Dinge, die erledigt werden sollen, wild untereinander zu schreiben und auf verschiedenen Zetteln zu ergänzen, scheint keine besonders effektive Methode zu sein. Das kennen Sie schon. Um To-Do-Listen besser zu strukturieren, existieren verschiedene Prinzipien. Zum Beispiel können Sie Aufgaben priorisieren, also in „sehr wichtig“, „weniger wichtig“ und „unwichtig“ unterteilen.

Wenn Sie mit dem Abarbeiten beginnen und sich nicht gleich mit der Hammeraufgabe beschäftigen wollen, die Sie Stunden kosten wird, dann können Sie mit einer Aufgabe aus dem „weniger wichtig“-Teil beginnen und sich dann zu den „wichtig“-Punkten durcharbeiten. Oder Sie nehmen sich jeden Tag eine sehr wichtige Aufgabe vor und ergänzen diese mit mehreren Aufgaben aus den anderen Parts. Nützlich kann es zudem sein, die Aufgaben nach Arbeitsbereichen zu trennen: „Kaufen“, „Haushalt“, „E-Mail“, „Schreibtisch“ oder eben nach Ihren ganz eigenen Kategorien.

#2: Digitale Methoden

Die digitale To-Do-Liste: Todois

Die App ist klar strukturiert designt, Sie können Aufgaben und größere Projekte in Unterpunkte und kleine Aufgaben aufteilen und mit farbigen Prioritätsstufen bewerten. Sie können sich wiederkehrende Erinnerungen wie „jeden Montag“ einrichten, Aufgaben sogar per Mail eintragen und die App mit Ihrem Kalender synchronisieren – das funktioniert auch mit Outlook oder Gmail, Slack, Alexa, Dropbox und diversen anderen Tools. Das Programm lässt sich als Tool auf dem PC installieren, ist aber auch für Smartphones als App erhältlich. Die Basisversion ist kostenlos, für einen Premium-Zugang zahlen Sie aktuell 31,99 Euro im Jahr.

Das Erinnermich: Wunderlist

Auch hier gilt: Sie können sich selbst Fälligkeitsdaten einrichten und Erinnerungen, Ihre Aufgaben in Ordner aufteilen, Ideen und wichtige Gedanken festhalten und sie anschließend mit Tags versehen, um sie wiederzufinden – so lassen sich auch Webseiten direkt aus dem Browser in dem Tool speichern. Damit Sie nichts vergessen, kann die App Sie durch Push-Benachrichtigungen erinnern. Das Tool ist nun kostenlos (bis vor wenigen Wochen gab es eine Pro-Version) und ist verfügbar für Smartphones und PC.

Das handgeschriebene, digitale Notizheft: Noteshelf

Wer an selbstgeschriebenen Listen hängt und sich nicht so ganz an digitale To-Do-Listen gewöhnen will, kann sich diese App genauer ansehen. Denn in Noteshelf kann man seine Notizen in der eigenen Handschrift notieren, PDFs mit handschriftlichen Ergänzungen und Zeichnungen versehen und Wichtiges markieren. Außerdem lassen sich die Notizen sortieren, To-Do-Listen mit Haken und Kästen versehen und Audio-Notizen zu den Ordnern hinzufügen. Sind Sie also in Eile und können nicht tippen oder schreiben, können Sie sich wichtige Erinnerungen einfach aufnehmen. Bis jetzt ist dieses Tool allerdings nur auf Apple-Geräten verfüg- und synchronisierbar und kostet 10,99 Euro im Monat.

Die selbst designte Arbeitsoberfläche: Trello

Trello ist sehr schlicht designt und intuitiv zu bedienen. Dabei gestaltet man sich in der App (oder Browser-Version) ein Desktop mit wichtigen Listen und Karten. Die können Sie mit Teammitgliedern teilen und so Aufgaben delegieren und abhaken. In die selbst organisierte Benutzeroberfläche können auch Kommentare und Listen mit Dateien wie zum Beispiel Fotos versehen werden. Dazu lassen sich Checklisten in Kategorien unterteilen, mit Labels etikettieren, mit Fristen und Deadlines versehen. Das Tool ist kostenlos und für Smartphones, Tablets und verschiedene Browser verfügbar.

Die Mutter der Erinnerungstools: Evernote

Mit diesem Programm können Sie Notizen erstellen und in Notizbüchern organisieren – Texte, Fotos, PDFs, Sprachmemos, Screenshots. Die können sogar mit Checklisten und Links angereichert und anschließend nach Keywords durchsucht werden. Das funktioniert sogar bei Fotos von handgeschriebenen Notizen, die die App erkennt. Durch Evernote-Widgets muss man die App dazu nicht mal öffnen, sondern kann Schnellnotizen erstellen, wenn man in Eile ist. Außerdem lassen sich auch E-Mails speichern, in Notizbüchern ablagern und mit anderen Dateitypen und Artikeln aus dem Internet anfüllen. Die App ist kostenlos für Smartphones und PCs designt – und mit diversen Geräten synchronisierbar.