Management6 Tipps zur Vorbereitung von Meetings

Symbolbild Meeting
Symbolbild MeetingPixabay

#1 Ist das Meeting überhaupt notwendig?

Oft lautet der erste Impuls, wenn ein Sachverhalt geklärt werden muss: Meeting. Dabei sollte eine Besprechung im größeren Rahmen eher das letzte Mittel sein. Schließlich werden hier viele Mitarbeiter gebunden, die woanders vielleicht dringender gebraucht werden. Überlegen Sie, ob das Thema in einer kleineren Runde nicht besser aufgehoben ist. Vielleicht tut es ja sogar eine intensive Chat-Brainstorming-Sitzung? Seien Sie kreativ und greifen Sie nicht automatisch zur „Meeting“-Krücke. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

#2 Der richtige Zeitpunkt

Viele Meetings scheitern am falschen Timing. Montags um 9 Uhr? Freitags um 17 Uhr? Oder gleich nach dem Mittagessen? Ein gut geplantes Meeting berücksichtigt Arbeitsabläufe und grundlegende Regeln des Biorhythmus. So durchleben viele Menschen gegen 15 Uhr einen Durchhänger. Eine Besprechung kann da zur echten Herausforderung für die Konzentrationsfähigkeit werden.

#3 So wenig Teilnehmer wie möglich

Die richtige Auswahl der Teilnehmer ist die halbe Miete. Eine Rundmail-Einladung an die gesamte Belegschaft ist nur in den seltensten Fällen eine gute Idee. Ja, auch der Praktikant hat wertvollen Input. Wenn es aber um konkrete Themen geht, sollten nur die direkt Betroffenen mit am Tisch sitzen.

#4 Hausaufgaben

Ein erfolgreiches Meeting verfolgt einen Zweck. Formulieren Sie den vorab klar, für sich selbst und alle Geladenen. Wer erst zu Beginn der Besprechung sagt „Heute geht es übrigens um xyz“ oder „Was haltet ihr so von xyz?“, macht sich einen Strich durch die Produktivitätsrechnung. Verlangen Sie im Gegenzug aber auch von den Teilnehmern, dass sie sich auf das Meeting vorbereiten.

#5 Erinnern

Manchmal sind es die kleinen Dinge, die zu einem erfolgreichen Meeting beitragen. Dazu gehört eine freundliche Erinnerung an die Teilnehmer, am besten zwei, drei Stunden vorher. Im täglichen Trubel kann der Termin schon mal untergehen. Wenn dann fünf Minuten vorher der Kalender daran erinnert, steckt man womöglich mitten in der Arbeit. Eine gut getimete Erinnerung erlaubt es den Teilnehmern, Aufgaben zu delegieren und sich vernünftig auf das Meeting vorzubereiten.

#6 Nur relevante Themen

Manche Meetings sind schlicht eine Zumutung. Jemand hat am Freitagabend im Büro die Heizung nicht runtergedreht oder das Klopapier ist schon wieder alle? Alles durchaus wichtige Themen, die alle Anwesenden betreffen. Sie haben trotzdem rein gar nichts auf der Agenda für ein Meeting verloren. Hier muss nichts „besprochen“ werden. Die Sachlage ist klar und sollte, wenn überhaupt, in einer Mail kommuniziert werden. Dann kriegen das auch nicht nur die Kollegen mit, die gerade zufällig im Büro sind.