Management6 Kardinalfehler bei Meetings

Videokonferenz: ein Teil der neuen Normalität in Corona-ZeitenGetty Images

#1 Kein verbindlicher Zeitplan

Der erste Fehler wird meist bei der Terminierung der Sitzung gemacht – etwa, wenn es in der Einladung heißt: Dienstag, 9 bis 12 Uhr. Besser ist es, immer eine äußerst knapp kalkulierte Zeitspanne festzulegen. Wenn alle Teilnehmenden von Beginn an Druck verspüren, sind die Chancen, dass jeder zügig auf den Punkt kommt, wesentlich größer. Dinge, die kurz und präzise abgehandelt werden, prägen sich auch besser ins Gedächtnis ein. Bei Meetings in der Länge einer Schulstunde bleiben die meisten am ehesten mit den Gedanken bei der Arbeit. Lange Meetings können zudem frustrieren und Mitarbeiter weniger motiviert arbeiten lassen.

#2 Keine feste Agenda und zu viele Teilnehmer

Um ein Meeting nicht unnötig lang werden zu lassen, ist auch eine konkrete Agenda notwendig. Diese sollte sich ebenfalls auf das Wesentliche beschränken und ein paar Tage vor dem Treffen an alle Teilnehmenden verschickt werden. Alles, was nicht zwingend in größerer Runde besprochen werden muss, kommt nicht in die Agenda. Grundsätzlich sollte bei jedem Meeting die Runde so klein wie möglich gehalten werden. Außerdem ist es möglich, einige Mitarbeiter nur zu bestimmten Punkten der Tagesordnung dazu zu bitten.

#3 Entscheidungen verschieben

Je mehr Menschen an einem Meeting teilnehmen, desto schwieriger wird es, mehrheitliche Entscheidungen zu treffen. Gern wird dies dann auf das nächste Meeting verschoben. Sollten Sie der Leiter einer solchen Runde nein, bestehen Sie auf einem finalen Konsens – außer es sprechen gravierende Gründe dagegen. Oft ziehen sich solche vertagten Entscheidungen sonst von Meeting zu Meeting und machen die Agenda jedes Mal länger. Damit Wochen oder Monate später noch nachvollziehbar ist, was wann besprochen wurde, sollte ein Protokoll geschrieben werden, das anschließend allen zur Verfügung gestellt wird.

#4 Digitale Ablenkungen

Irgendwann zückt fast jeder sein Smartphone und liest und beantwortet während des Meetings E-Mails und andere Nachrichten. Oder checkt nebenbei die Nachrichtenportale oder scrollt durch den Instagram-Feed, weil der gerade abgehandelte Tagesordnungspunkt für einen selbst nicht relevant ist. Jede Form der digitalen Ablenkung führt jedoch dazu, dass Leute nicht zuhören, Sachen verpassen und unnötige Nachfragen stellen. Darunter leidet auch bei gut vorbereiteter Agenda die Produktivität. Strenge Regeln sollten kein Tabu sein: 60 oder 90 Minuten sollte jeder Teilnehmende auch mal offline verbringen können.

#5 Digitale Ausstattung

Mit Blick auf Technik und Technologien gilt in der Corona-Homeoffice-Zeiten auch: Unternehmen sollten die Ausstattung der Heimarbeitsplätze priorisieren und bei Bedarf in diese investieren. In vielen Firmen laufen Videokonferenzen noch immer nicht reibungslos, weil Beschäftigte zu Hause zu schlecht ausgestattet sind oder kein schnelles Internet haben. Selten sind bei einem virtuellen Meeting alle von Anfang an – und bis zum Ende – dabei. Das nervt nicht nur, sondern führt auch dazu, dass Absprachen aus solchen Sitzungen immer etwas unklarer bleiben oder ihre Umsetzung schlechter klappt.

#6 Keine konkreten Ergebnisse

Ein Meeting ist nicht nur Gelegenheit, über Was-wäre-wenn-Szenarien zu fabulieren, sondern sollte konkrete Ergebnisse haben oder unmittelbar zu solchen führen. Niemand sollte das Treffen daher ohne Aufgabe samt Deadline verlassen und sich verantwortlich für etwas fühlen.