GastbeitragVor der Verwaltung macht die Digitalisierung halt

In der Verwaltung von Unternehmen ist die Digitalisierung noch nicht angekommenGetty Images

Sind Ihre Verwaltungsprozesse digitalisiert? Stellt man diese Frage kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland, wird die Antwort heute wohl überwiegend „Ja“ lauten. Finanzbuchhaltung, Reisekostenstelle, Personalabteilung – überall erledigen die Mitarbeiter diese Aufgaben am PC. Insofern gehen viele Verantwortliche davon aus, komplett digitalisierte Prozesse implementiert zu haben. Doch stimmt das tatsächlich? Einerseits ja – andererseits aber auch nicht. Denn: Fragt man nämlich, wo überall in der Verwaltung noch Papier zum Einsatz kommt, wird man staunen. Vom papierlosen Büro sind viele Betriebe heute weiter entfernt denn je.

Ein Beispiel aus dem mittelständischen Online-Handel: Kommt eine Bestellung im Webshop an, wird sie zunächst einmal ausgedruckt. Ein Sachbearbeiter tippt die Daten im Anschluss in ein anderes Programm ein, welches in der Folge die Auslieferung veranlasst. Ein anderer Kollege schreibt als nächstes die Rechnung – wieder in einem separaten Programm. Und wenn der Kunde bezahlt hat, vergleicht ein weiterer Kollege die Rechnungen mit dem Kontoauszug – ausgedruckt versteht sich. Integrierter Workflow? Fehlanzeige. Der Aufwand an Zeit und Arbeitskraft zur Abwicklung eines einzigen Kundenauftrags ist enorm.

Kampf den Medienbrüchen

Dass es viel einfacher geht, beweist ein großer internationaler Online-Händler: Wenn der Kunde online mit nur einem Mausklick einen Bestellprozess auslöst, geschieht alles Weitere digital. Nur die Ware selbst wird noch analog verschickt. Die große Stärke eines derart digitalisierten Handelssystems ist die vollständige Integration aller Prozessschritte zu einer lückenlosen Kette. Wo unterschiedliche Softwaremodule zum Einsatz kommen, haben sie standardisierte Schnittstellen. Medienbrüche werden dadurch konsequent vermieden.

Warum haben aber viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) diesen Grad der Digitalisierung noch nicht erreicht? An der Technologie liegt es nicht. Buchhaltungssoftware für KMUs ist vielseitig, zuverlässig und sehr einfach zu bedienen. Am Preis liegt es meist ebenfalls nicht. Auch für kleine Betriebe gibt es erschwingliche Angebote. Das Problem liegt vielmehr in den über Jahrzehnten gewachsenen Strukturen. Viele Unternehmen haben zwar eine untereinander vernetzte und Server-basierte IT-Infrastruktur eingeführt, aber das Denken in Abteilungen und Einzelaufgaben beibehalten.

Interessanterweise sind dieselben Unternehmen, wenn es um die Digitalisierung der Produktion geht, viel weiter als in ihren Backoffice- und Verwaltungsprozessen. Während für viele Betriebe Industrie 4.0 in der Fertigung schon lange kein Fremdwort mehr ist, steckt die Buchhaltung nach wie vor bei Version 2.0 fest, wo Aufgaben jeweils für sich isoliert am PC abgearbeitet werden.