OrganisationSo gestaltet man Meetings produktiver

Symbolbild: Mitarbeiter im Meeting
Symbolbild: Mitarbeiter im MeetingFlickr

Wer kennt das nicht: Wir sitzen im Meeting und irgendwie zieht es sich ewig. Sie denken an die Arbeit, die noch auf ihrem Schreibtisch wartet und bis zum Feierabend erledigt werden muss und eigentlich wollten Sie heute doch mal ein wenig früher raus … Time is Money und es gibt Methoden, die ein Meeting schnell und effektiv machen. Und es gibt Zeitfresser, die allen auf die Nerven gehen und die nicht sein müssten.

Meeting-Fehler #1 Keine inhaltliche Vorbereitung

Ein gutes Meeting beginnt vor dem Meeting, denn schon da muss klar sein, um was es geht, was jeder Anwesende mitbringen muss und welches Input gewünscht wird. Wenn ein Meeting einfach nur stattfindet, weil es jetzt mal wieder Zeit dafür wäre, aber keiner eigentlich weiß, was denn nun erwartet wird, ist die Gefahr groß, dass man sich im Rumgelaber verliert und dann ist es nicht nur Zeitverschwendung sondern auch noch verwirrend.

Meeting-Fehler #2 Wiederholungen

Ja, Neues sollte wiederholt werden, um sicher zu stellen, dass es wirklich alle verstanden haben. Aber altbekanntes zwei, drei oder vier Mal zu sagen, verkauft das Gegenüber für dumm. Oder es zeigt, dass sich der Vortragende nicht in seine Zuhörerschaft hineinversetzen kann und auch das führt auf Dauer dazu, dass sich die Anwesenden innerlich verabschieden. Aber vor allem zieht es die Dinge in die Länge. Gute Redner halten sich kurz und prägnant.

Meeting-Fehler #3 Vom Thema abkommen

Sicher hat der eine oder andere von Zeit zu Zeit etwas auf dem Herzen, das er gerne mal vor den Kollegen zur Sprache bringen möchte. Aber damit wie Kai aus der Kiste zu kommen, nach dem Motto: „Was ich schon immer mal sagen wollte…“, sprengt nicht nur den Rahmen, es wird auch kaum auf Verständnis der Anwesenden stoßen. Lieber das Thema im Vorfeld mit Kollegen abklopfen und dann ein Meeting dazu organisieren.

Meeting-Fehler #4 Technische Probleme

Der Bildschirm ist tot, der Ton funktioniert nicht, die Kabel passen nicht, die Datei ist nicht kompatibel oder auch der Raum besetzt… Jetzt muss erst ein Techniker bestellt werden, ewig rumgefummelt werden, ein neuer Raum gesucht werden und in der Zwischenzeit heißt es warten für alle Beteiligten, denn das Problem könnte ja auch gleich gelöst sein … Ist es oft aber nicht. Daher einen Testlauf starten und genügend Zeit für die technische Organisation einplanen.

Meeting-Fehler #5 Zu viele Personen

Es ist wie mit den Köchen: Zu viele machen die Sache nicht besser – im Gegenteil. Wenn zu viele zu einem Thema geladen werden, ist die Gefahr groß, dass jeder mindestens einmal gehört werden will. Aber wenn zu viel zur Sprache gebracht wird, jeder seinen Senf zu einer Sache dazu geben kann, ufert die Thematik aus. Es geht in Meetings ja auch meistens nicht um Meinungen sondern um Entscheidungen. Und die trifft meistens eh der Chef.

Meeting-Fehler #6 Keine Zeitaufsicht

Wenn vorher ein Zeitplan festgelegt wurde und jemand dafür zuständig ist, dass die Zeiten eingehalten werden, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass man zügig durchs Meeting rauscht. Wenn es dagegen keinen zeitlichen Druck oder Rahmen gibt, weiß auch niemand, ob jetzt schon alles gesagt worden ist, oder ob nicht doch noch das eine oder andere Gehör finden sollte – das beste Klima für überflüssige Diskussionen.