Hat Ihr Projekt Fans? Oder erleben Sie eher den Verfall: Entscheidungen hinken der Projektarbeit hinterher. Alles andere hat anscheinend mehr Priorität. Die Verantwolichen reagieren nicht auf Mails. Der Sponsor kommt verspätet oder gar nicht mehr zum Meeting. Entscheidungen dauern eine gefühlte Ewigkeit.
Stakeholder analysieren kann jeder. Und es gibt jede Menge gut gemeinte Konzepte und Ideen dazu. Aber wie überspringt man tatsächlich die Wahrnehmungs- und Aktivierungsschwelle in einer Zeit von Alltagsdruck, Informationsüberflutung und Organisationsermüdung? Hier sind fünf Tipps, wie Sie Chefs, Kollegen und Teams zu Fans Ihres Projekts machen. Sonst lassen Sie besser die Finger vom Projekt, oder stoppen es. Sei kein Frosch, trau dich was – die Fans eines guten Projektmanagements werden es Ihnen danken.
1. Machen Sie Druck
Geben Sie den Beteiligten mächtig Stoff. Der Kessel muss ständig unter Druck stehen, sonst bewegt sich nichts. Ihre Erfahrung ist: Das tut Ihnen persönlich gut, dann haben Sie wenigstens etwas getan, was immer besser ist als nichts zu tun. Und Sie fühlen sich wichtig dabei.
Genau das tun Sie aber besser nicht. Die Mitarbeiter wollen ja auch Erfolg haben, etwas bewegen, ihre Erkenntnisse und Ideen einbringen, Fans ihrer eigenen Projekte und ihrer Arbeit sein. Wenn das bei Ihnen nicht so ist, haben Sie ein ganz anderes Problem: Was in der Unternehmenskultur nimmt den Menschen die Freude an ihrer Arbeit? Also fragen Sie nach, wie Sie die Menschen unterstützen können, damit sie ihre ganze Kreativität, Motivation und Erfahrung gut ins Projekt einbringen können und sich wertgeschätzt zu fühlen. Was sie brauchen, um (wieder) Hurra zu rufen.
2. Setzen Sie Ziele, die größer sind als die Menschen
Das liest man in der Managementliteratur. Und die Ziele sollen nicht nur herausfordernd sein, sondern auch „smart“, mit präzisem Auftrag. Die Menschen sollen über sich hinauswachsen; diesen unbändigen Wunsch müssen wir ihnen in die DNA einbauen.
Welcher Unsinn, welche Arroganz! Dem Pferd die Möhre vorhängen? Lesen Sie lieber Saint-Exupery: „Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann rufe nicht die Menschen zusammen, um … die Arbeit einzuteilen, sondern lehre sie die Sehnsucht nach dem großen, weiten Meer.“ Wenn die Menschen den Sinn und Zweck einer Aufgabe verstehen und sich dafür begeistern, werden sie das Richtige tun. Wenn sie den Auftrag auch als Beitrag zu einer guten Entwicklung verstehen. Das macht sie zu Fans. Dann gehen sie auch mit auf eine unsichere Reise, in der die Ziele auch mal hinter Wolken verschwinden. VUCA (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity)! Das ist Führung.
3. Mischen Sie sich nicht ein
Jede Projektorganisation, ob klassisch oder agil, beschreibt Rollen. Wenn das so ist, dann müssen wir uns auch daran halten. An den Dienstweg. Bedingungslos. Wenn die Hütte brennt, ist das die Sache der Feuerwehr. Sonst würde bald jeder machen, was er will.
Genau so machen Sie es besser nicht. Wenn Sie merken, dass etwas nicht stimmt, kümmern Sie sich, sofort, hier und jetzt. Mischen Sie sich ein. Natürlich werden Sie sich überlegen, wie Sie das tun, ohne den Projektverantwortlichen ihre Verantwortung zu stehlen. Es geht nicht um Heldentum, sondern um nachhaltige Problemlösung. Und um ein Setting, in dem die Projektverantwortlichen wieder eigenverantwortlich agieren können. Die wirklichen Fans des Projekts werden Ihnen Ihren Einsatz und ihr Engagement danken. Und dann achten Sie natürlich wieder darauf, dass jeder seinen Job macht: der Auftraggeber seine Lenkungsverantwortung (Accountability) aktiv wahrnimmt, der Projektmanager seine Durchführungsverantwortung (Responsibility).
4. Verbieten Sie zeitraubende Meetings
Es muss Schluss damit sein, dass die Mitarbeiter stundenlang zusammenhocken und Probleme wälzen, statt an die Arbeit gehen und sie lösen! Sie selbst erleben die Meetings auch als zeitraubend und schwierig, weil sie selten auf den Punkt kommen.
Denken Sie andersherum. Projekte sind soziale Prozesse. Bewegungen passieren nicht am einzelnen Schreibtisch, sondern im Miteinander, in Gesprächen, Meetings, Workshops, Klausuren. Sie sind die Herzstücke, müssen gut gelingen. Dazu gehören gute Vorbereitung, Durchführung, Moderation, Nachbereitung. Der tägliche Zeitdruck ist keine Entschuldigung für die Schlamperei, die die Meeting-Kultur in Verruf gebracht hat. Machen Sie Meetings, in denen sie die Teilnehmer zu Fans des Projekts machen. In denen Sie Klarheit schaffen, Ergebnisse erzielen, auf Verbindlichkeit achten. Das hört sich anfangs streng an, aber echte Fans werden das mit Begeisterung unterstützen.
Wir arbeiten gegen die Uhr an
Sie haben nicht genug Zeit. Eine Zeit-Verschwörung sozusagen, die sich gegen alle richtet, gegen Sie und Ihre Mitarbeiter. Knicken Sie nicht ein, dann muss es halt schneller gehen. Performance ist alles, Output pro Zeiteinheit. „Er hat alles gegeben“.
Denken Sie anders. Haben sich Fußballteams oder Fans schon einmal über 90 Minuten Spielzeit beklagt? Die Zeit ist gegeben, das ist in unserem Leben so. Wir können gegen die Uhr kämpfen, aber das ist völlig sinnlos, macht uns krank und unsere Organisationen müde. Arbeiten Sie besser mit der Zeit: Nutzen Sie die Chance, um andere, kreative Verfahren und Lösungen zu finden. Man muss nicht alles auf einmal schaffen, Minimum Viable Products reichen oft auch erst einmal. Und hören Sie auf Ihre Experten, was sie in der gegebenen Zeit schaffen können. Das schafft Eigenverantwortung statt äußeren Druck, Pull statt Push, Ehrlichkeit statt Selbstbetrug. Realisieren Sie solche neuen Good Practices gemeinsam mit Ihren Teams. Wenn Sie Fans dafür gewinnen, machen Sie etwas richtig.
Frank Kühnist Berater und Entwicklungspartner von Unternehmen in strategischen Projekten, Transformationsprozessen und Exzellenzprogrammen.Peter Wollmannist seit 2013 verantwortlicher Programmdirektor eines komplexen globalen Projekts der Zurich Insurance Company. Gemeinsam haben sie das Buch „Leading International Projects“ geschrieben.
