Management6 Fragen zur Dienstreise

Ein Mann zieht einen Rollkoffer hinter sich her
Anzug, Schlips, Rollkoffer: Ein Mann geht auf DienstreiseGetty Images

Egal, ob nur wenige Stunden in der Heimatstadt oder gleich mehrere Wochen am anderen Ende der Erde: Dienstreisen stellen im Arbeitsalltag einen Sonderfall dar und verursachen häufig Zwist zwischen Chef und Arbeitnehmer. Insbesondere diese sechs Fragen sollten vor einer Dienstreise beantwortet werden, um Ärger zu vermeiden.

#1 Wie wird die Dienstreise geregelt?

Insbesondere vor einer längeren Dienstreise ist es dringend zu empfehlen, dass beide Seiten vorab etwaige Streitpunkte ausräumen. Rechte und Pflichten können beispielsweise in einer Dienstreiseordnung festgehalten werden. Das Regelwerk erlangt durch einen Verweis im Arbeitsvertrag oder per Aushang am Schwarzen Brett Gültigkeit.

#2 Was genau ist eigentlich eine Dienstreise?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb der regulären Arbeitsstätte tätig wird. Bei Einsätzen am Arbeits- oder Wohnort außerhalb der Dienststätte ist hingegen von einem Dienstgang die Rede.

#3 Ist Reisezeit Arbeitszeit?

Im Arbeitsalltag ist die Angelegenheit eindeutig: Der Weg zur Arbeit gehört nicht zur Arbeitszeit. Sehr viel komplizierter wird es bei der Dienstreise. Grob gesagt gilt: Wenn der Arbeitnehmer im Zug oder im Flugzeug frei entscheiden kann, wie er die Zeit verbringt, gilt diese Wegezeit nicht als Arbeitszeit. Muss er aber selbst das Auto fahren oder hat vom Chef Arbeit für den Zug mitbekommen, geht das vom Arbeitszeitkonto ab. Beschäftigte dürfen nämlich aus Sicherheitsgründen im Schnitt pro Tag nicht mehr als acht Stunden arbeiten.

#4 Was wird nun bezahlt?

Leider ist die Vergütung von Dienstreisen gesetzlich nicht abschließend geregelt. Generell gilt die Richtlinie, dass Wege- und Reisezeiten während der regulären Arbeitszeit grundsätzlich normal vergütet werden müssen. Wer also von 9 Uhr bis 17 Uhr für den Chef im Zug sitzt und einen Roman liest, hat damit seinen Arbeitstag im Grunde abgegolten. Bei Dienstreisen außerhalb der normalen Arbeitszeit müssen individuelle Regelungen gefunden werden. Insbesondere bei gut bezahlten Managern haben es Gerichte als zumutbar erachtet, dass einige wenige Stunden extra für eine Dienstreise anfallen.

#5 Was tun, wenn die Spesen nicht reichen?

Neben der Arbeitszeit ist die Abrechnung der Reisekosten der zweite große Zankapfel auf Dienstreisen. Oft gibt es interne Verpflegungspauschalen, die sich aber insbesondere an teuren Reisezielen als völlig unrealistisch herausstellen. Grundsätzlich muss sich der Arbeitnehmer aber an die Reisekostenrichtlinie halten, wenn er sichergehen will, nicht auf Mehrkosten sitzen zu bleiben. Wer weiß, dass die Tagespauschalen nicht ausreichen werden, sollte das vor Abreise beim Chef ansprechen und klären lassen.

#6 Dürfen Vergünstigungen privat genutzt werden?

So mancher Arbeitnehmer sammelt auf Dienstreisen etliche Bonusmeilen und möchte die gern für einen Privaturlaub einlösen. Das ist nur zulässig, wenn der Arbeitgeber dem zustimmt. Denn da er für die Dienstreise bezahlt hat, stehen ihm auch etwaige Prämien zu.