SelbstorganisationWie Sie zu einem guten Zeitmanagement kommen

Symbolbild Arbeitszeit
Symbolbild ArbeitszeitGetty Images

#1 Aufgaben und Ziele aufschreiben

Machen Sie sich Listen – abends für den kommenden Tag, aber auch gern am Freitag für die ganze nächste Woche. Planen Sie vorab möglichst genau, wie viel Zeit Sie für welche Aufgaben zur Verfügung haben, um alle Deadlines gut einhalten zu können. Das kann zum Beispiel so aussehen: von neun bis zwölf Uhr an Konzept XY weiterschreiben, von zwölf bis 13 Uhr wichtige Mails und Telefonate beantworten und führen, zwischen 14 und 15 Uhr Büro-Orga – und so weiter. Ob Sie für Ihr Zeitmanagement Post-its oder digitale Tools nutzen, spielt keine Rolle.

#2 Spielräume lassen und flexibel bleiben

Verplanen Sie aber nicht Ihre komplette Zeit akribisch, sondern lassen Sie Zeitfenster offen, damit Unvorhergesehenes Sie nicht sofort aus der Bahn wirft. Lernen Sie außerdem, Ihr Arbeitstempo realistisch einzuschätzen, damit Sie sinnvoll kalkulieren können. Meist braucht man nämlich länger als ursprünglich gedacht.

#3 Aufgaben sinnvoll einteilen und priorisieren

Erledigen Sie anspruchsvolle Aufgaben, bei denen Sie sich konzentrieren müssen, zuerst und schieben Sie diese nicht auf den späten Nachmittag. Wägen Sie außerdem immer ab, was tatsächlich dringlich ist, und was warten kann. Teilen Sie Aufgaben in Kategorien wie schnellstmöglich erledigen, planen und delegieren ein, um den Überblick zu behalten. Das ist übrigens ein weiteres Stichwort: Geben Sie das, was Sie guten Gewissens auch jemand anderem überlassen können, auch mal ab.

#4 Ansprüche auch mal etwas runterschrauben

Es ist toll, wenn alles perfekt ist – aber längst nicht jede Aufgabe muss wie eine Diplomarbeit angegangen werden. Prüfen Sie, welche Arbeitsschritte Sie deutlich straffen können. Oder – Mut zur Lücke – worauf auch mal verzichtet werden kann. Viele Menschen neigen bei der Arbeit dazu, extrem viel zu dokumentieren, E-Mail-Unterordner zu verwalten, Mindmaps zu erstellen – kurz, sich einen großen Teil der Arbeitszeit nur selbst zu verwalten. Hier hilft es, einen Gang zurückzufahren.

#5 Eliminieren Sie Ablenkungen

Bekanntlich wird unsere Aufmerksamkeitsspanne immer kürzer. An allen Ecken und Enden drohen Ablenkungen – vor allem unser Smartphone beziehungsweise das Internet und seine schier unendlichen Möglichkeiten. Trainieren Sie Ihre Konzentration unerbittlich, zwingen Sie sich dazu, bei einer einzigen Tätigkeit zu bleiben. Erhöhen Sie die Dauer dieser Zeitspanne regelmäßig, in der Sie Ihr Telefon nicht in die Hand nehmen oder nicht zwischendurch Ihr Mail-Postfach checken.

#6 Machen Sie Pausen

Es ist ein Irrglaube, zu denken, Sie schafften möglichst viel, wenn Sie von früh bis spät durchackerten. Planen Sie in Ihr Zeitmanagement regelmäßige Pausen ein. Anders können Sie sich nicht neu konzentrieren, frisch motiviert weitermachen und in Ihrer Arbeitszeit auch wirklich etwas geschafft bekommen.