Neuer JobSo klappt der Einstieg auf Distanz

Im Homeoffice einen neuen Job anzutreten, ist eine besondere HerausforderungIMAGO / Cavan Images

Die Einarbeitungsphase in der Coronapandemie ist nicht nur eine Herausforderung für den neuen Mitarbeiter, sondern zwingt auch den Chef zu mehr Aufmerksamkeit und Organisation. Jemanden virtuell im Homeoffice zu begrüßen, ist eine völlig andere Situation, als ihn durch das Großraumbüro zu führen, den Kollegen vorzustellen – und diesen dann mehr oder weniger alles weiter zu überlassen. Neue Mitarbeiter dagegen müsse auf all die wichtigen Sinneseindrücke verzichten, die mit dem neuen Büro und Team verbunden sind.

Diese drei Dinge sollten Führungskräfte daher beachten:

#1 Möglichst frühe Einarbeitung

Im Homeoffice sollte das Onboarding lange vor dem ersten Arbeitstag beginnen. Schon allein aus dem Grund, dass der neue Mitarbeiter technisch so ausgestattet werden muss, dass er von Anfang an voll einsatzfähig ist und zum Beispiel täglichen Videokonferenz beiwohnen kann. Möglich ist auch, ihn dort bereits einige Zeit vor Jobantritt vorzustellen oder mal nach der Arbeit einen solchen Slot zu organisieren. Vor dem ersten Tag sollte konkret feststehen, wie dieser ablaufen wird, damit der neue Kollege nicht allein und verloren zuhause vor dem Bildschirm sitzt. Der Vorgesetzte sollte schon einige Tage oder sogar Wochen vorher in engerem Austausch mit dem neuen Mitarbeiter stehen und diesen in relevante Abläufe in der Firma einweihen.

#2 Die ersten Tage organisiert gestalten

Schon der erste Tag sollte dem neuen Mitarbeiter das Gefühl geben, im Betrieb willkommen zu sein. Dazu ist es vermutlich unerlässlich, den ganzen Tag in Videokonferenzen zu stecken und zu telefonieren. Zu diesen Terminen sollten ein virtuelles Meeting mit der gesamten Abteilung, ein ausführliches Telefonat mit dem Vorgesetzten und weitere Einzelgespräche mit Kollegen, mit denen man eng zusammenarbeitet, zählen. Letztere können auch in Form von virtuellen Kaffeepausen stattfinden. Auch die Verwaltung und der IT-Support sollten dem Neuen vorgestellt werden. Um den ersten Tag nicht zu überfrachten, sollte ein Einarbeitungsplan entwickelt werden, der den neuen Mitarbeiter schrittweise und gut durchdacht an Aufgaben und Kollegen heranführt. Bei Videokonferenzen mit Kunden könnte der Neue in der ersten Zeit als stiller Zuhörer zugeschaltet werden.

#3 Mentor bereitstellen

Da sich in den ersten Tagen und Wochen gefühlt Hunderte Fragen auftun, und die Möglichkeit fehlt, schnell den Kollegen am Nachbartisch um Rat zu bitten, sollte der neue Mitarbeiter einen festen Ansprechpartner haben. Mit diesem sollte ein täglicher Austausch stattfinden, zum Beispiel schon ein morgendliches Briefing, in dem jede Frage erlaubt ist. Aufgabe des Mentors ist es auch, dem Neuling über die reinen Tätigkeiten hinaus die Unternehmenskultur und den Teamgeist zu vermitteln. Der Arbeitgeber muss dem Paten dazu ein Zeitkontingent zur Verfügung stellen. Und auch wenn es einen Mentor gibt, empfiehlt es sich, den neuen Mitarbeiter zunächst in viele Teamaufgaben einzubinden, damit dieser sich schnell integriert fühlt. Der Mentor ersetzt zudem nicht den regelmäßigen, ausführlichen Austausch mit dem Vorgesetzten.