Am digitalen Arbeitsplatz genügt ein Mausklick und der gesamte Betrieb ist lahmgelegt. Der Praktikant oder die Praktikantin hat das Passwort für das Facebook-Konto geändert? Der Speicherplatz des E-Mail-Programms ist voll und wichtige Nachrichten werden zurückgeschickt? Digitale Technik erleichtert die Arbeit ungemein. Sie erfordert aber spezielle Vorkehrungen, um optimal zu funktionieren. Dies sind drei der größten Fehler in der Digitalisierung und IT in Unternehmen :
#1: Administrator als Nebenjob
„Das bisschen Technik lässt sich doch nebenbei managen.“ Diese Einstellung führt dazu, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin quasi Administrator ehrenhalber wird und meist nur in Notfällen als technischer Support einspringt. Eine (qualifizierte) Vertretung hat man natürlich nicht. Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist diese Laissez-faire-Einstellung schlichtweg fahrlässig – so wie jüngst die Panik in etlichen Betrieben angesichts der Datenschutz-Grundverordnung .
An der IT-Infrastruktur hängt häufig der gesamte Betrieb. Wenn Kunden und Kundinnen E-Mails mit dem Hinweis „Das Postfach des Adressaten ist voll“ zurückkriegen, die Internetverbindung ständig zusammenbricht oder der Webauftritt für Internet Explorer 2.0 optimiert ist, leidet zudem unweigerlich das Vertrauen. Das gilt übrigens auch für die eigenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Ein hauptberuflicher Administrator oder Administratorin ist eine notwendige Basisinvestition. Wer einmal das Privileg genossen hat, einen kompetenten Administrator oder Administratorin als Kollegen oder Kollegin zu haben, vermisst die Person vermutlich heute noch.
#2: Passwort-Schlendrian
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – aber was bedeutet das für die Verwaltung von Passwörtern? Eine zentrale Sammlung und Organisation aller digitalen Zugänge ist eine Selbstverständlichkeit. Manche Firmen setzen bei dieser heiklen Sicherheitsfrage auf volle Transparenz. Die Zugänge zu allen Systemen sind in einer, natürlich ihrerseits mit Passwort geschützten Datenbank abrufbar. Das hat den Vorteil, dass sämtliche Mitarbeiter stets über aktuelle Informationen verfügen, um auf die nötigen Programme und Dienste zugreifen zu können.
Die Kehrseite der Medaille: Das Potenzial für Fehler oder gar bewusste Sabotage ist riesig. Das gilt insbesondere für Systeme (zum Beispiel Apps), bei denen Firmen nicht mehrere Zugänge einrichten und nur ausgewählten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Administratorenrechte einräumen können. Hier hilft nur, was im Privaten oft vernachlässigt wird: Das Passwort regelmäßig zu erneuern. Das sollte zudem sofort geschehen, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit Zugriff auf das jeweilige Programm die Firma verlässt. Ein Facebook-Administrator oder Administratorin wurde gefeuert? Nicht auszudenken, welchen Schaden das anrichten könnte.
#3: Kommunikationschaos
Digitale Kommunikation kann schnell im Chaos enden. Ellenlange Rundmails an die gesamte Belegschaft oder endlose Diskussionen im falschen Chatkanal sind echte Produktivitätskiller. Eine effektive Kommunikationsetikette geschieht aber nicht von selbst. Es ist an Vorgesetzten oder Administratoren, klare Regeln für den innerbetrieblichen Informationsaustausch festzulegen. Dazu gehört es, in Chatsystemen wie Slack Kanäle für verschiedene Themen einzurichten – vom Planen der Mittagessen-Bestellung bis zu verbindlichen Änderungen in Abläufen. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die wiederholt im falschen Kanal posten, sollten darauf hingewiesen werden. Selbiges gilt, wenn Angestellte mit für sie unwichtigen Mails belästigt werden, nur weil der Gesamtverteiler so schön praktisch ist. Direkter Draht statt Info-Müllhalde: Mit diesem Motto wird digitale Kommunikation wirklich zum Gewinn.
