Zeitmanagement5 praktische Tipps für produktive Meetings

Manchmal fühlen sich Meetings wie Zeitverschwendung an.
Manchmal fühlen sich Meetings wie Zeitverschwendung an. Getty Images

# 1. Uhr aufstellen

Selten dauert ein Meeting nur so lange wie ursprünglich angesetzt. Irgendein Kollege hat immer noch etwas zu ergänzen, will einem bisher zu wenig berücksichtigten Einwand Gehör verschaffen, das Gesagte nochmal zusammenfassen oder bei der Gelegenheit auf etwas hinweisen, das auch unbedingt mal Thema sein sollte. Und zack, sind aus einer Stunde mindestens eineinhalb geworden. Besser ist es, das Treffen direkt kürzer als gedacht anzusetzen – zum Beispiel nur für eine Dreiviertelstunde. Verspüren von Beginn an alle Teilnehmer Zeitdruck, kann das den Ablauf tatsächlich beschleunigen. Platzieren Sie außerdem gut sichtbar eine Uhr oder stellen einen Timer. Ende heißt dann Ende, und Konsequenz gilt ohnehin als gute erzieherische Maßnahme.

# 2. Zügig entscheiden

Klar, geht es bei einem Punkt der Agenda um eine millionenschwere Investition, gilt es lieber einmal mehr abzuwägen. Bei den meisten Themen, die in regelmäßigen Runden besprochen werden, kann Mut zu schnellen Antworten derweil nicht schaden. Um Fehlentscheidungen aber möglichst zu verhindern, kann man sich an folgenden 5 Fragestellungen orientieren: Gibt es eine Alternative – und wenn ja, welche? Waren wir schon mal in einer vergleichbaren Situation und können wieder so handeln? Welche Studien oder Fakten können wir noch hinzuziehen? Welches Szenario wollen wir auf jeden Fall ausschließen? Und was könnte unsere Entscheidung noch von außen beeinflussen?

# 3. Ergebnisprotokoll

Zwar ist es immer nützlich, einen Moderator zu bestimmen, der die Runde in geordneten Bahnen hält oder notfalls auf diese zurückführt. Doch statt nur einen Protokollführer zu haben, wirken an der Dokumentation alle mit: Egal ob analog oder digital, jeder bekommt eine Übersicht mit Rubriken wie geklärte Fragen, getroffene Entscheidungen, verteilte Aufgaben, offene Punkte für die nächste Runde. Das Ausfüllen hält nicht nur wach und führt dazu, dass niemand etwas verpasst. So hangeln Sie sich auch an konkreten Themen entlang, ohne ständig abzuschweifen. Am Ende stehen mit großer Wahrscheinlichkeit Ergebnisse, wenn nicht alle Kollegen den Konferenzraum mit leeren Blättern verlassen wollen.

# 4. Aufgaben und Deadlines

Beenden Sie das Treffen nicht ohne ganz konkrete Vereinbarungen. Möglichst jeder sollte eine Aufgabe bekommen, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein muss. Damit nicht alles soeben Besprochene sofort wieder verpufft, weil alle Mitarbeiter hektisch die während der Sitzung verpassten Anrufe tätigen oder die Mails aus der vergangenen Stunde beantworten, könnte eine 15 bis 20 Minuten lange Nachbearbeitungsphase eingeführt werden. In dieser sollten alle die ihnen zugewiesenen Aufgaben mindestens grob vorbereiten oder sogar schon mit deren Umsetzung beginnen. Das kann helfen, nicht sofort nach dem Meeting alles auf „Wenn mal Zeit sein sollte“ zu verschieben.

# 5. Minimalismus

Ein Meeting muss kein Kaffeeklatsch sein. Verzichten Sie doch einfach mal auf Getränke und Gebäck. Oder kommen Sie dort zusammen, wo es keine Sitzgelegenheit gibt, und zwangsläufig alle stehen müssen. Kaffeedurst und ein erstes Ziehen in den Beinen oder im unteren Rücken können mit Blick auf Dauer und Effizienz von Meetings Wunder wirken.