New Work: Fast jedes Unternehmen möchte bei dem Trend dabei sein – häufig bleibt es aber beim Buzzword. Viele Geschäftsführer und Personalverantwortliche stehen nämliche vor der Herausforderung, dass sie nicht wissen, wo sie denn eigentlich anfangen sollen: bei der Einrichtung, beim Arbeitsumfeld, beim Home Office oder lieber bei der Kultur? Theoretisch planen lässt sich viel. Doch irgendwann muss man in die Umsetzung kommen – und das gelingt am Besten, wenn es konkret wird. Hier kommen zehn New-Work-Hacks für Firmen und Führungskräfte.
1. Lernen, wer die anderen sind
Geschreie und Gezeter im Büro sind nicht selten auf einen Ursprung zurückzuführen: Missverständnisse. Während der eine Kollege den Wutausbruch des anderen noch versteht, fühlt sich ein anderer Kollege angegriffen und wieder eine andere Kollegin zieht sich dadurch sogar aus der aktiven Mitarbeit zurück. Vermeiden lässt sich das, indem Verständnis für die jeweilige Sichtweise der anderen hergestellt wird. Das geht natürlich pro Thema, lässt sich aber noch deutlicher weiter fassen, beispielsweise über das sogenannte Biography Sharing.
Bei diesem New-Work-Hack setzen sich Gruppen in Unternehmen bewusst zusammen und berichten aus ihrem Leben, ihrer Kindheit, ihren Erfahrungen. Das soll helfen, zu verstehen, warum der eine Kollege auf bestimmte Bemerkungen so reagiert und die andere Kollegin bei Kritik ein bestimmtes Verhalten an den Tag legt. Anfangen kann das jedes Team, einzige Voraussetzung: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich öffnen und damit wohl fühlen, womöglich intime Details über das eigene Leben zu teilen.
2. Peer Recruiting
Die meisten Mitarbeiter waren schon einmal in dieser Situation: Der Chef hat einen neuen Mitarbeiter eingestellt, hervorragend qualifiziert – doch auch nach Wochen findet er oder sie einfach nicht ins Team. Nicht der gleiche Humor, nicht die gleiche Einstellung, nicht die gleiche Wellenlänge. Und in der Folge gibt es dann auch nicht die beste Produktivität innerhalb des Teams.
Es gibt einen New-Work-Hack, um das zu umgehen: Peer Recruiting. Dabei stellen Mitarbeiter ihre Kollegen einfach selbst ein – oder bestimmen zumindest mit, wer ins Team kommt und wer besser nicht. Das kann über die Teilnahme an den Bewerbungsgesprächen ebenso stattfinden wie über einen Probetag des oder der Neuen. Das soll dazu führen, dass Mitarbeiter die Kollegen bekommen, die sie auch haben wollen, die Harmonie innerhalb der Mannschaft hoch bleibt und so auch die Produktivität gesteigert wird.
3. Ohne dich ist alles doof
Wenn ein neuer Kollege in eine Firma kommt, führt das oft zu Verwirrungen. Wo muss ich hin? Was ist meine Rolle? An wen kann ich mich vertrauensvoll wenden? Das sind Fragen, die junge wie auch etablierte Arbeitnehmer mit neuem Job an ihren ersten Tagen beschäftigen. Der Trick, um den Start reibungsloser zu machen: das Buddy-System. Damit bekommt jede neue Kollegin und jeder neue Kollege einen Buddy an die Seite gestellt, der hilft, durch die Stromschnellen der Unternehmenskultur und generell der Organisation zu navigieren. Viele kennen den Hack noch aus der Grundschule: Auch dort ist das Buddy-System für Erstklässler weit verbreitet.
4. Regelmäßiger Check-in
Na, wie geht es dir? Im Arbeitsalltag geht diese Frage gerade gegenüber den Mitarbeitern oft unter – oder zumindest die Antwort darauf. Gerade in schnelllebigen Zeiten kommt immer mal ein Meeting dazwischen, eine „Konfi” oder irgendein Zoom- oder Teams-Call. Doch Führungskräfte tun gut daran zu wissen, was wirklich in ihren Mitarbeitern vorgeht, um sie dann besser motivieren zu können.
Helfen kann dabei ein sogenannter Check-in. Das sind feste Termine, die im Wochen- oder Monatsrhythmus stattfinden und bei denen es darum geht, wie es dem Mitarbeiter gerade geht, was ihn beschäftigt und was er gerne verändern will. Allein diese Dinge zu äußern, hilft ihm oder ihr häufig oft schon. Den Führungskräften gibt es zudem einen deutlich besseren Einblick in die eigene Belegschaft, um frühzeitig Stimmungen oder Konflikte zu erkennen.
5. Aufgaben an die verteilen, die darauf Lust haben
Der Mann, der heute so wichtig für die New-Work-Bewegung ist wie kaum ein anderer, heißt Frithjof Bergmann. Er prägte den Satz, der so simpel klingt und doch kompliziert ist: „Arbeit kann das sein, was man wirklich, wirklich will.“ Folgt man diesem Prinzip, lässt sich ein einfacher Work-Hack für Führungskräfte ableiten: Verteilt keine Aufgaben an Menschen, die dann nur darunter stöhnen.
Natürlich gibt es Aufgaben, die wirklich keiner machen will im Unternehmen und irgendwer wird diese zwangsweise ausüben müssen. Aber bei vielen anderen Jobs gäbe es die Möglichkeit, jemanden zu finden, der viel mehr Lust auf die Aufgabe hat – weil er gerade Zeit hat, weil er sich in dem Thema fortbilden möchte oder weil er sich einfach beweisen will. Unternehmen und Führungskräfte täten deshalb gut daran, Aufgaben, die jemand gerne abgeben möchte, in einem Tool zu sammeln. Dann kann sie sich ein anderer schnappen, der das wirklich, wirklich bearbeiten will.
6. Experimentierräume schaffen
Der Arbeitsalltag ist oft eine Abfolge von Aufgaben, zwischen denen im 21. Jahrhundert kaum noch Platz für Kreativität bleibt. Wenn nicht gerade ein Meeting das andere jagt, müssen Mitarbeiter und Führungskräfte noch E-Mails beantworten, telefonieren und über Teams und Whatsapp will man gar nicht nachdenken. Dieses Verhalten aber engt ein – langfristige Strategien, Lösungen und auch kreative Ideen bleiben auf der Strecke.
Die Lösung können sogenannte Experimentierräume sein. Dabei stellen Führungskräfte ihre Mitarbeiter für eine begrenzte Zeit frei, in der diese tun können, worauf sie Lust haben. Das kann beispielsweise ein Freitag im Monat sein, an dem sich die Programmierer spannende neue Dokumentationen ansehen oder Bücher zu KI lesen. Das können aber auch Wochen oder Monate sein, in denen Mitarbeiter an einem bestimmten Projekt arbeiten dürfen, ohne in den sonstigen Alltag eingebunden zu sein. Firmen wie Festo oder Igus machen das schon lange mit großem Erfolg: Denn durch die Experimentierräume entstehen immer neue Produkte, auf die im Alltagsstress sonst keiner gekommen wäre.
7. Stand-ups
„May I have your attention please, will the real slim shady please stand up?“ Nein, ganz so soll ein Stand-up natürlich nicht sein. In der New-Work-Welt ist es ein schnelles Treffen am Anfang oder Ende der Woche, bei dem jeder kurz berichtet, was er oder sie gerade macht, was geschafft wurde, was noch zu tun ist. Um daraus kein tagesfüllendes Meeting zu machen, wird das Meeting stehend abgehalten – was zwangsläufig dazu führt, dass die Menschen sich kurz fassen. Denn wer will schon eine Stunde rumstehen?
Next-Level-Stand-ups gibt es natürlich auch: Dabei gehen alle Mitarbeiter in die Liegestützposition und tragen ihr Wochenprogramm vor. Das erhöht den Druck, sich zu beeilen noch einmal deutlich...
8. Fokus statt Multitasking
Lange Zeit war es üblich, dass sich Manager und Managerinnen damit rühmten, wie viele tolle Aufgaben sie gleichzeitig erledigen konnten. In der New-Work-Welt hat das aus guten Gründen keinen Platz mehr. Längst haben Wissenschaftler herausgefunden, dass Multitasking für die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontraproduktiv ist. Dazu gehört auch und gerade der Blick aufs Smartphone, auf dem Apps wie Facebook, Whatsapp oder Instagram lauern.
Um sich dem zu entziehen, lohnt sich eine sogenannte Focus Time. Dabei sollten Mitarbeiter wie auch Führungskräfte für ein bis zwei Stunden das Smartphone zur Seite legen und auch nervige Nachrichten auf dem Laptop, wozu Benachrichtigungen von Teams und oder E-Mails gehören, ausschalten. Das hilft beim konzentrierten Arbeiten – und macht im besten Fall glücklich. Denn anders als beim Multitasking werden so Aufgaben oft vollständig abgearbeitet.
9. Timeboxing
Meetings sind in Unternehmen so dysfunktional wie ein Schneemann in der Wüste. Hier will noch jemand was sagen, dann dort noch jemand – und meistens reden sowieso die gleichen drei Menschen, während die Introvertierten in der Ecke schweigen. Das ist nicht förderlich, frisst viel Zeit und auch die Mitarbeiterentwicklung leidet.
Um das zu verhindern, nutzen einige Unternehmen bereits das sogenannte Timeboxing. Dabei bekommt jeder Teilnehmende eines Meetings von vornherein einen festen Zeitslot, in dem er oder sie reden darf. Um Meetings nicht zu lang zu halten, sollte man sich auf ein bis zwei Minuten konzentrieren. Das führt dazu, dass Meetings maximal 15 oder 20 Minuten dauern und jeder seinen Redebeitrag in der Regel gut vorbereitet, um die anderen zu überzeugen. Mehr Zeit also, um sich um die spaßigen Dinge im Job zu kümmern.
10. Offboarding
Gerade größere Firmen haben mittlerweile aufwendige Onboarding-Prozesse, teilweise sogar ganze Einführungswochen und Buddy-Systeme (siehe oben). Was vielen Unternehmen aber fehlt, ist ein vernünftiges Offboarding. Das aber hätte viele Vorteile. Denn bei einem vernünftigen Offboarding können Führungskräfte herausfinden, warum eine Person geht, welche Missstände es im eigenen Unternehmen gibt und woran es wirklich hakt. Menschen, die bereits auf den Sprung in eine neue Firma sind, können da deutlich offener sein als die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es in der Regel sind.
Dazu kommt: Bei einem vernünftigen Offboarding-Prozess können etwaige Konflikte ausgeräumt werden, so dass einer späteren Rückkehr ins Unternehmens nichts im Weg steht. Das kann sogar so weit gehen, dass es „Rückfahrtickets” für Mitarbeiter gibt, die das Unternehmen verlassen.
