Peter Dewald ist Geschäftsführer von Sage Software
Unser Kommunikationsverhalten ändert sich, stellte der Branchenverband Bitkom vergangenes Jahr in einer Studie fest. Die Summe der ausgehenden Telefonate sank zwischen 2013 und 2014 insgesamt um 1,4 Prozent auf 279 Milliarden Minuten – im Festnetz allein sogar um drei Prozent. Das heißt, wir telefonieren weniger, dafür steigt die Nutzung anderer Kommunikationsformen wie Chats oder Messaging-Diensten.
Dahinter steckt eine größere Entwicklung, die aus dem Privatleben in die Arbeitswelt herüberschwappt: Zwar erwarten wir voneinander permanente Verfügbarkeit, verzichten dafür aber darauf, bei jeder Kontaktaufnahme extra miteinander zu sprechen. Kommuniziert wird über kurze Satzfetzen in Textnachrichten – oder gleich ganz ohne Sprache, nur durch den Austausch von Dateien oder automatisierte, vorformulierte Nachrichten. Im Business-Umfeld bedeutet dies: Benötigen wir Freigaben zum Beispiel für eine Bestellung, fordert die Software diese von den betroffenen Kollegen und Geschäftskunden ein. Benötigen wir Daten, ziehen wir diese aus der mobilen App.
Mehr Zeit für wichtige Gespräche
Diese Sprachlosigkeit mag Manchem beunruhigend erscheinen. Doch sie ist keine schlechte Entwicklung. Sie beschleunigt Arbeitsschritte, die ohnehin selbstverständlich sind: Definierte und etablierte Prozesse funktionieren auch ohne ausführliche Kommunikation. Eine Freigabe, eine Unterschrift, ein Ja oder Nein können per Mausklick von der heimischen Couch ebenso gut erfolgen wie in einem Gespräch im Büro oder per Telefon. Rückfragen sind dann zwar nicht möglich – in vielen Fällen aber auch nicht nötig.
Unternehmen ermöglichen ihren Angestellten damit, den hohen Anforderungen einer modernen Arbeitswelt gerecht zu werden. Man entlastet, wo Last unnötig ist. Man verkürzt, wo Zeit problemlos gespart werden kann. Was bleibt, ist mehr Zeit für die wichtigen Dinge, für Probleme und Differenzen, die diskutiert und beigelegt werden wollen. Möglich macht das fortgeschrittene Informationstechnologie. Diese verhilft zwar nicht per se zu Glück oder Erfolg, ist aber überall dort sinnvoll, wo es um standardisierte Prozesse geht, die den Berufsalltag ohnehin nur langweilig und langwierig machen.
Auf diese Veränderungen müssen sich Firmen einstellen. Ihre Mitarbeiter werden es ihnen danken, wenn sie mit modernen Arbeitsmitteln wie Smartphones, Tablets und Betriebswirtschafts-Apps den Aufwand für administrative Standard- und Routineaufgaben reduzieren können: Mobile Anwendungen zum Beispiel aktualisieren und synchronisieren die verfügbaren Kunden- und Unternehmensdaten in Echtzeit. Mitarbeiter können ohne großen Aufwand und Zeitverlust sofort nachvollziehen, welcher Kollege mit welchem Kunden aus welchem Grund in Kontakt stand. Kundendaten müssen sie nicht mehr händisch übertragen, können bei Kundenterminen Produktinformationen nachschlagen und ebenso extern Rechnungen freigeben. So behalten sie auch unterwegs den Überblick und können Aufgaben von überall her erledigen.
Grenzenlose Kommunikation braucht Leitplanken
Das ist beileibe kein Plädoyer für permanente Verfügbarkeit. Im Gegenteil: Es geht darum, wie wir als Unternehmen und als Mitarbeiter den Effizienzanforderungen von Wirtschaft und Gesellschaft begegnen. Tatsächlich geht es an diesem Punkt auch nicht mehr nur um IT als Werkzeug. In der Welt eines ständig verfügbaren Internets, das keine Grenzen mehr kennt, benötigen wir auch in Unternehmen Akzeptanz dafür, dass insbesondere nicht-leitende Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit nicht immer erreichbar sein wollen oder sind. Es geht um die Aneignung neuer technischen Möglichkeiten, ohne darin unterzugehen.
Wir sollten die ITK-Technologie soweit nutzen, dass sie uns im Geschäft weiterbringt – und gleichzeitig ihre Regelfähigkeit soweit einsetzen, dass sie uns als Menschen in der digitalen Welt hilft, Wirtschaft und Gesellschaft, Arbeit und Privates lebenswerter zu machen. Wer diesen Balanceakt schafft, hat auch ohne viele Überstunden noch genug Zeit für kleine, aber wichtige Dinge, die er sonst zu leicht vernachlässigt: das persönliche Gespräch mit der Sekretärin, das Lob für den Auszubildenden und natürlich die strategische Überlegung mit Kolleginnen und Kollegen. IT kann uns dabei unterstützen, unseren Fokus richtig zu setzen – nicht mehr und nicht weniger.
