#1 Früh aufstehen
Der unangenehme Tipp zuerst: Viele Menschen, die erfolgreich mit ihrer Zeit umgehen, stehen sehr früh auf. Das muss nicht zwingend um fünf Uhr morgens sein, aber ausreichend früh, um nicht gleich hektisch in den Tag zu starten. Wer mindestens eine halbe Stunde früher als nötig am Kaffeetisch sitzt, hat Zeit, den anstehenden Arbeitstag nochmal in Ruhe durchzudenken und beispielsweise Prioritäten festzulegen. Und wer gut strukturiert im Büro ankommt, arbeitet effizienter und produktiver.
#2 Aufgaben bündeln
Manche Tätigkeiten lassen sich gut zusammenfassen und im Paket schneller erledigen. Stellen Sie Übersichten mit solchen Aufgaben zusammen – zum Beispiel Telefonate führen, Mails beantworten, die Ablage erledigen. Auch zeitintensivere Recherchen könnten ein eigener Block sein.
#3 Leistungskurve kennen und nutzen
Manche Menschen sind morgens direkt auf dem Zenit Ihrer Produktivität, andere laufen erst am späten Nachmittag zu Hochform auf. Passen Sie Ihr Zeitmanagement an individuelle Eigenschaften an. Weniger wichtige E-Mails zum Beispiel lassen sich auch im Leistungstief beantworten.
#4 Zeitfenster blocken
An wichtige Aufgaben muss man sich auch mal eine oder mehrere Stunden konzentriert und ohne Ablenkung setzen. Blocken Sie sich entsprechende Zeitfenster nicht nur in Ihrem persönlichen Kalender, sondern teilen Sie auch dem Team klar mit, dass Sie jetzt für einen bestimmten Zeitraum raus sind. Letzteres ist vor allem im Großraumbüro wichtig – wo das mit dem Rückzug zugegeben nicht einfach, aber auch nicht unmöglich ist. Vielleicht lässt sich der Vorgesetzte überzeugen, ein oder mehrere Headsets mit aktiver Geräuschunterdrückung anzuschaffen, die reihum von Mitarbeitern genutzt werden können. Oder Sie stimmen mit dem Chef auch nach Ende der Corona-Maßnahmen regelmäßige Homeoffice-Tage ab.
#5 Abgeben und delegieren
Zur Priorisierung von Aufgaben gehört auch die Regel: Sie müssen nicht alles selbst machen. Legen Sie zunächst nicht nur fest, was so wichtig ist, dass es als erstes und von Ihnen erledigt werden muss. Auf Platz zwei folgen Aufgaben, die nicht so dringend sind, aber ebenfalls von Ihnen selbst übernommen werden müssen. Prio drei bekommen die Tätigkeiten, die auch von anderen gemacht werden können, und die Sie an Mitarbeiter delegieren. Entscheidend ist auch Platz vier: Viel zu oft investieren wir Zeit in Dinge, die nicht unbedingt sein müssen. Da Mut zur Lücke zu haben und Aufgaben auch mal ganz sein zu lassen, kann enorme Auswirkungen auf die zur Verfügung stehende Zeit haben.
#6 Nichtarbeitszeit organisieren
Zu einem guten Zeitmanagement gehört auch der Umgang mit Freizeit. Nur wer auch mal Pause macht und abschaltet, kann seine volle Leistungsfähigkeit abrufen. Das heißt: Wenn Sie nicht gerade Vorstandsvorsitzender eines Dax-Konzerns oder in ähnlicher Position sind, und es gerade keine brenzlige Situation in der Firma gibt, gehören das Diensthandy abends und am Wochenende nicht in die Hosentasche. Letzteres geht übrigens bis einschließlich Sonntagabend: Geben Sie nicht dem Drang nach, dann schon die noch zu beantwortenden Mails für Montag zu sortieren. Sinnvoll kann es auch sein, seine Mailbox mal auszuschalten.
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