Erfolg6 Regeln für effizientere Meetings

Drei Menschen sitzen um einen Tisch
Meetings gehören zu den größten Zeitfressern im Berufsalltag

Meetings zählen im Berufsleben gleichermaßen zu den effektivsten und zu den überflüssigsten Organisationsformen. Sie ermöglichen im besten Fall Brainstorming und kurze Entscheidungswege. Oft arten die Treffen aber zu behördenartigen Pflichtveranstaltungen mit hoher Gähnfrequenz aus, bei denen 90 Prozent der Teilnehmer gar nicht anwesend sein müssten. Diese Dos and Don’ts helfen beim konstruktiven Meeting.

#1 Do: so wenig Teilnehmer wie möglich

Kaum etwas ist schlimmer, als ein Meeting, das einer Vorlesung gleicht. Bei solchen Frontalverkündigungen tut es oft auch eine Rundmail. Manche Unternehmen verstehen die Zahl ihrer Angestellten bei einem Meeting fast als Frage des Prestiges. Dabei ist eher das Gegenteil der Fall. Bei Mitarbeitern, die als Teil der schweigenden Mehrheit zu für sie sinnlosen Meeting genötigt werden, sinkt schnell die Motivation und die Wertschätzung für ihr Unternehmen.

#2 Don’t: im eigenen Saft kochen

In einigen Fällen ist es hingegen von Vorteil, nicht nur die unmittelbaren Entscheider zu Meetings zu laden. Sind neue, frische Ansätze gefragt, kann auch der Praktikant zum wertvollen Ideengeber werden. Diese Gesprächsrunden werden am besten konkret als Brainstorming-Treffen geplant und kommuniziert. Wichtig: Jeder Teilnehmer eines Meetings sollte ermutigt werden, sich zu Wort zu melden.

#3 Do: flexibel bleiben

Planung und Verlässlichkeit sind gute Geschäftspraktiken. Aber wie oft saßen Sie schon einmal in einem Meeting, das mit den Worten „Eigentlich gibt es gar nichts zu bereden“ begonnen hat? Die Gründe können vielfältig sein: Die Entscheider sind im Urlaub, der Start eines neuen Projekts verzögert sich oder es gibt schlichtweg keine neuen Entwicklungen. Wer zu einer Besprechung einlädt, sollte vorher überprüfen, dass der Aufwand auch wirklich gerechtfertigt ist. Ansonsten heißt es: meeting-frei.

#5 Don’t: Meetings ohne Ende

Eine Besprechung jagt die nächste und wann bleibt dann noch Zeit für die Arbeit? Tatsächlich scheinen Meetings manchmal zum reinen Selbstzweck zu verkommen. Nicht nur die Anzahl, sondern auch die Dauer sollten so streng wie möglich begrenzt werden. Open End ist nur in wenigen Fällen – beispielsweise bei einem Team-Frühstück in der Büroküche – eine gute Idee. Wenn sich der besonders gesprächige Abteilungsleiter in schier endlosen Lobeshymnen auf die eigene Arbeit ergeht, ist damit niemandem geholfen. Feste Themen- und Zeitvorgaben auf der Agenda helfen beim konstruktiven Meeting.

#6 Do: Transparenz herstellen

Klar: Einige Meetings sind vertraulich oder für die meisten Angestellten schlicht nicht von Interesse. Zu einer guten Meeting-Kultur gehört aber auch eine gewisse Transparenz und Verlässlichkeit. Dazu kann ein Protokoll beitragen. Diese Zusammenfassung wird am besten nicht in irgendeinem Ordnerbaum auf dem Server begraben, sondern auf einem der allgemein genutzten Kommunikationswege (zum Beispiel Slack) zugänglich gemacht. Das ermöglicht es auch abwesenden Kollegen und freien Mitarbeitern, die ganz oder teilweise von zu Hause aus arbeiten, auf dem Laufenden zu bleiben und gegebenenfalls eigene Gedanken beizusteuern.