Das Gesetz schreibt es vor: Die Verwaltung einer Mehrparteien-Immobilie muss geregelt sein. So besagt es das Wohneigentumsgesetz (WEG). Allerdings muss dies nicht über eine externe Hausverwaltung erfolgen. Der oder die Eigentümer können ihr Gebäude auch selbst verwalten und dadurch Geld sparen. Das kann aber zeitaufwendig sein. Zudem können die Interessen bei Eigentümergemeinschaften auseinandergehen, was Zündstoff für Streit bietet. Dazu kommt, dass die Verwaltung einer Immobilie kaufmännisches, rechtliches und technisches Wissen erfordert.
Ob es ratsam ist, die Hausverwaltung auszulagern, hängt von den individuellen Gegebenheiten ab. „Es kann sinnvoll sein, wenn man als Vermieter nicht vor Ort lebt und sich nicht um alle Belange selbst kümmern kann oder wenig Ahnung von der Materie hat“, sagt Julia Wagner, Leiterin Zivilrecht beim Eigentümerverband Haus und Grund. Ein weiterer Aspekt sei die Haftungsfrage: „Gibt ein Vermieter die Verwaltungsaufgaben an eine professionelle Verwaltung ab, haftet diese – zumindest im Innenverhältnis – auch bei Fehlern“, sagt Wagner.
Beschluss nötig, Aufgaben nach Absprache
Um einen externen Hausverwalter engagieren zu können, muss eine Eigentümergemeinschaft einen entsprechenden Beschluss fassen. Dabei müssen mindestens 50 Prozent der Wohnungseigentümer zustimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Gut zu wissen: „Der erste Verwalter einer Gemeinschaft darf nur auf drei Jahre bestellt werden. Jede danach folgende Bestellung ist für fünf Jahre möglich”, sagt Expertin Wagner.
Welche Aufgaben die Hausverwaltung konkret übernehmen soll, vereinbaren Eigentümer und der Verwalter vertraglich. Eine rechtlich bindende Vorgabe gibt es nicht. „Das zu übernehmende Aufgabenspektrum kann individuell vereinbart werden“, sagt Wagner. Alle nicht vergebenen Aufgaben übernimmt der Eigentümer oder Vertreter der Eigentümergemeinschaft.
Grundsätzlich kann die Hausverwaltung Ansprechpartner für alle vertraglich vereinbarten organisatorischen, technischen und juristischen Belange sein, die rund um die Wohnungseigentümergemeinschaft anfallen. Mitarbeitende der Hausverwaltung verhandeln Mietverträge und verwalten die Finanzen. Sie beauftragen externe Dienstleister beispielsweise für Reparaturen, Versorgungsanschlüsse und die Gartenpflege. Zudem organisiert die Hausverwaltung meist die jährlich gesetzlich vorgeschriebene Wohnungseigentümerversammlung und erstellt das ebenfalls verpflichtende Protokoll.
Wichtig zu wissen: „Verwalter ist kein geschützter Begriff”, sagt Immobilien-Expertin Wagner. Theoretisch kann jeder in Deutschland eine Hausverwaltung gründen, sofern er eine Berufshaftpflichtversicherung und eine Gewerbeerlaubnis (§ 34c GewO) vorweisen kann. Allerdings gibt es zertifizierte Weiterbildungen von der Internationalen Handelskammer (IHK), die in der Branche als offizielles Gütesiegel anerkannt sind und hohen Stellenwert haben. Dazu zählen die Weiterbildungen ‚Qualifizierte Immobilienverwaltung‘ und ‚Geprüfter Immobilienfachwirt‘.
Wichtige Kriterien für Auswahl des Verwalters
Eigentümer sollten bei der Wahl des Verwalters darauf achten, dass eine solche Qualifizierung vorliegt, denn: „Seit dem 1. Dezember 2023 entspricht nach dem WEG nur noch die Bestellung eines zertifizierten Hausverwalters ordnungsgemäßer Verwaltung”, sagt Wagner. Nur Immobilien mit weniger als neun Wohneinheiten sind von dieser Pflicht ausgenommen. Bestellt eine Eigentümergemeinschaft einen nicht zertifizierten Verwalter, können einzelne Eigentümer diesen Beschluss anfechten und auf einen zertifizierten Verwalter bestehen.
Bei der Auswahl einer Hausverwaltung sollten Immobilien-Besitzer neben der fachlichen Kompetenz weitere Kriterien zugrunde legen, rät Immobilen-Expertin Wagner: „Wichtig sind auch die räumliche Nähe des Verwalters, um eine regelmäßige Überwachung und Begehung des Objekts zu gewährleisten, sowie gute Erreichbarkeit und ein professionell organisierter Bürobetrieb.“ Einen guten Betrieb mache aus, dass er auf gut verwaltete Referenzobjekte verweisen könne, gute Kontakte zu örtlichen Handwerksbetrieben habe und Mitglied in einem einschlägigen Berufsverband sei. Dazu zählen beispielsweise der Bundesfachverband der Immobilienverwalter (BVI) und der Verband der Immobilienverwalter in Deutschland (VDVI).
Kosten und Wechsel der Hausverwaltung
Wie viel eine Hausverwaltung kostet, richtet sich meist nach der Anzahl und Größe der betreuten Wohneinheiten. Bei vermieteten Objekten kann auch die Höhe der Kaltmiete als Berechnungsgrundlage für eine zu vereinbarende Pauschale dienen. Bei einer WEG-Verwaltung liegen die Kosten pro Einheit meist zwischen 20 Euro und 30 Euro monatlich. Sind die Wohnungen vermietet, kann der Betrag auch auf bis zu 40 Euro je Einheit steigen. Bei einer Immobilie mit zehn Wohneinheiten würde ein Hausverwalter so monatlich zwischen 200 und 400 Euro kosten. Je größer die Anzahl der verwalteten Wohneinheiten, umso günstiger die Pauschale. Die Kosten für die Hausverwaltung sind Sache der Eigentümer und dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden.
Nicht immer gehen die Erwartungen der Eigentümer auf. Es kann vorkommen, dass Eigentümer einen Verwalter vorzeitig aus dem Vertrag entlassen wollen, weil er seinen Pflichten nicht richtig nachkommt. Um dieses Anliegen durchzusetzen, ist bei Eigentümergemeinschaften ein Mehrheitsbeschluss erforderlich.
Die Kündigung erfolgt durch einen Vertreter oder eine Vertreterin der WEG und muss schriftlich erfolgen, mit Angabe des Kündigungsgrundes. Sofern keine schwerwiegende Pflichtverletzung des Verwalters vorliegt, die eine fristlose Kündigung möglich macht, gilt die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist. Das Ganze funktioniert auch andersherum, denn auch der Hausverwalter kann den Vertrag frühzeitig aufkündigen. Eine Begründung braucht er allerdings nicht.
