GastbeitragSo lässt sich Vertrauen am Arbeitsplatz fördern

Eine Frau arbeitet im Homeoffice an ihrem ComputerIMAGO / Westend61

Vertrauen ist eine grundlegende Säule für das menschliche Miteinander. Eine aktuelle Studie zeigt aber, dass es leider gerade am Arbeitsplatz daran mangelt: Nur 31 Prozent der Führungskräfte in Deutschland vertrauen ihren Mitarbeitern direkt nach der Einarbeitungsphase, andersherum empfinden dies sogar nur 21 Prozent der Angestellten hierzulande so. Das können Unternehmen tun, um die Grundlage für mehr Vertrauen zu schaffen.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: ein Kredo, dass den Alltag in vielen Unternehmen bestimmt. Anstatt ein klar kommuniziertes Ziel selbstständig zu erreichen, sehen sich manche Mitarbeiter mit zig Nachfragen und minutiösen Erklärungen für Aufgaben konfrontiert, die sie aber bereits beherrschen. Die Folge ist, dass Mitarbeiter nicht um Hilfe bitten, wenn sie sie wirklich brauchen, weil sie Angst vor negativem Feedback oder noch mehr Kontrolle haben.

Wenn sie dann versuchen, selbst eine Lösung zu finden und einfach, trotz Bedenken, weitermachen, kann das wiederum auch nach hinten losgehen. Dann nämlich ärgert sich so mancher Manager über komplexe Probleme in Projekten, die schnell und früher sehr einfach hätten gelöst werden können, wenn der Mitarbeiter sie gleich informiert hätte. Doch jetzt ist der Schaden angerichtet, der Kunde ist unter Umständen verärgert, und die Arbeit war umsonst oder muss mit viel Mühe korrigiert werden.

Die Ursache für ein solches Szenario: es fehlt an gegenseitigem Vertrauen. Das belegt auch eine Studie des Thinktanks The Workforce Institute der HR-Technologie-Unternehmensgruppe UKG (Ultimate Kronos Group). Auch beim aktuellen Thema Homeoffice zeigt sich, welche Rolle Vertrauen als Arbeitsgrundlage spielt: Ein Drittel der Führungskräfte (34 Prozent) vertraut darauf, dass die Mitarbeiter daheim produktiv sind. Gleichzeitig haben nur 22 Prozent der Mitarbeiter das Gefühl, dass ihnen vertraut wird, wenn sie remote arbeiten.

Diese ernüchternden Zahlen bezüglich des Vertrauens zwischen Managern und ihren Teammitgliedern zeigen, dass jetzt ein Umdenken in den Unternehmen erforderlich ist. Denn: Neue, agile Arbeitsformen, und dazu gehört das Arbeiten aus dem Homeoffice, werden bleiben. Dies setzt noch viel mehr Vertrauen voraus als bisher.

Darüber hinaus müssen Unternehmen wegen des sich verschärfenden Fachkräftemangels mehr denn je über eine positive Employee Experience für ihre Mitarbeiter und Führungskräfte nachdenken. Ansätze dafür finden sich auf mehreren Ebenen – den HR- Angeboten, der Unternehmens- und Kommunikationskultur sowie den technischen Mitteln für die Zusammenarbeit und Bewältigung interner Prozesse. Entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, lohnt sich. Kurzfristig, weil dadurch die Basis für mehr Vertrauen zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitern gelegt wird. Und langfristig, weil sich eine optimierte Employee Experience wesentlich auf die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit von Unternehmen auswirkt.

Einarbeitungsplan, Feedback und definiertes Reporting

Die Grundlage für ein vertrauensvolles Miteinander kann und muss ganz zu Anfang gelegt werden, wenn der Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt. Führungskraft und Mitarbeiter müssen sich auf Augenhöhe begegnen können, und es muss von Anfang an Transparenz gewährleistet sein. Konkret könnte das in einem gemeinsam abgestimmten Einarbeitungsplan umgesetzt werden, der für die Zusammenarbeit von Beginn an einen klaren Rahmen setzt, mit festen Zeiten für Feedback und Raum für Fragen und Hilfestellung. So weiß der Mitarbeiter, was auf ihn zukommt und was von ihm in welchem Zeitraum erwartet wird. Die Führungskraft kann den Fortschritt bei der Einarbeitung verfolgen, anhand vorher festgelegter Kriterien beurteilen und weiß durch Rücksprachen, ob und wo weitere Hilfe nötig ist.

Ähnliche Abstimmungen auf Augenhöhe bieten sich auch über die Einarbeitungszeit hinaus an, etwa, wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Gerade hier können fehlende Strukturen zu Missverständnissen und mangelndem Vertrauen führen. Dem kann aber bereits durch einfache Maßnahmen entgegengewirkt werden. Anstatt den Mitarbeiter wiederholt nach dem Stand des Projektes zu fragen, liefern feste Reporting-Zeiten, in denen der Mitarbeiter Einsicht in die aktuelle Aufgabenlage gibt, der Führungskraft das nötige Update. Eventuell unterstützt durch digitale Projektmanagement-Tools, die Einsicht in den Projektstatus gewähren, entsteht so eine Kultur einer vertrauensvollen Arbeitsgestaltung – ohne dass der Angestellte das Gefühl hat, dass ihm jemand permanent über die Schulter guckt. Eine feste regelmäßige Sprechstunde beim Vorgesetzten für nicht-dringende Nachfragen verhindert auf der anderen Seite, dass die Führungskraft permanent aus seiner Arbeit gerissen wird und erhöht so die Effizienz in der Kommunikation.

Fehlerkultur und transparente Kommunikation

Apropos Kommunikation – die ist beim Thema Vertrauen ein zentraler Pfeiler. Transparent zu kommunizieren, was von einzelnen Mitarbeitern erwartet wird, sollte daher bei Führungskräften höchste Priorität haben.

Dazu gehört beispielsweise, dass Managern den Mitarbeitern klar machen, was sie unter guter Arbeitsqualität verstehen und welche Kriterien sie dafür heranziehen. Denn das Erbringen von qualitativ hochwertiger Arbeit gehört mit 54 Prozent zu den Top 3 der Maßnahmen, die Führungskräfte in der referenzierten Studie genannt haben, wie Mitarbeiter ihr Vertrauen gewinnen können. Damit für Mitarbeiter klar ist, was unter „hoher Qualität“ zu verstehen ist, können Vorgesetzte zum Beispiel konkrete KPIs für Projekte und Aufgaben definieren.

Zum Thema transparente Kommunikation gehört auch der Umgang mit Nachfragen und Fehlern, die einem Mitarbeiter unter Umständen unterlaufen. Meldet sich ein Mitarbeiter, weil er ein Problem hat, das er selbst nicht lösen kann, ist ein offenes Ohr seitens des Managers ratsam. Auch wenn es unklar ist, ob der Sachverhalt zu diesem Zeitpunkt dringlich ist oder nicht, sollte die Führungskraft hier nicht mit negativem Feedback reagieren. Eine negative Reaktion kann wachsendes Vertrauen im Keim ersticken. Fühlt sich der Mitarbeiter in Momenten des Zweifels oder eines Fehlers angenommen und weiß, dass er gemeinsam mit dem Vorgesetzten eine Lösung suchen kann – wächst das Vertrauen auf beiden Seiten.

Dies belegt auch die genannte Studie: Kommt es zu Problemen, bei der man vom Vorgesetzten Hilfe braucht, ist es von Vorteil, sich frühzeitig zu melden und ehrlich zu sein. Das ist tatsächlich für 42 Prozent der befragten Führungskräfte der Studie eine Voraussetzung für Vertrauen. Grundlage dafür ist eine konstruktive Fehlerkultur im Unternehmen. Nachfragen und Fehler sollten, sofern sie nicht immer wieder in der gleichen Form auftauchen, nicht bestraft, sondern als Chance für Verbesserung und Lernerfahrung einzelner Mitarbeiter genutzt werden.

Die HR als Schnittstelle

Eine zentrale Rolle, um eine Kultur des Vertrauens am Arbeitsplatz zu schaffen, kommt der Personalabteilung zu. Sei es als Vermittler bei Konflikten, die nicht direkt zwischen den Parteien beigelegt werden können, oder als Ansprechpartner für Sorgen und Fragen von Führungskräften und Mitarbeitern, wenn diese Rat brauchen. Darüber hinaus können Angebote für Weiterbildungen zu den Aspekten Feedbackkultur, Kommunikation, Zeitplanung etc. dabei helfen, die Kolleginnen und Kollegen mit Kompetenzen auszustatten, die grundlegend dazu beitragen, Vertrauen zu schaffen.

Damit die HR-Mitarbeiter genug Zeit haben, um sich strategisch mit wichtigen Themen wie dem der Arbeitskultur zu befassen, müssen sie von zeitraubenden manuellen Aufgaben befreit werden. Hier kommt eine moderne Ausstattung in der Personalabteilung ins Spiel. Denn wenn die Personaler nur damit beschäftigt sind, sich wiederholende Formulare oder Anfragen zu bearbeiten, bleibt nicht mehr viel Zeit für die Mitarbeiterbetreuung. Mit der geeigneten Technologie können einerseits HR-Mitarbeiter entlastet, aber auch das restliche Personal mit entsprechenden Mitteln zur Selbsthilfe ausgestattet werden. Eine Wissensdatenbank zum Beispiel, stellt Informationen auf unterschiedlichste Fragen bereit, so dass ein Mitarbeiter in der ersten Instanz selbst Antworten finden kann, bevor er zu seinem Vorgesetzten oder zur HR-Abteilung geht. Moderne Umfrage-Tools, mit denen Führungskräfte (anonym) Feedback und wertvolle Impulse einholen können, machen es möglich, dass Teams fachliche oder kooperative Aspekte verbessern können. All dies hilft, Vertrauen auf beiden Seiten zu stärken.

Eins ist klar: Unternehmen müssen das Thema Vertrauen zur Priorität machen, denn es ist der Nährboden, auf dem Innovation und Erfolg wachsen. Wenn die Personalabteilung mittels moderner Technologie befähigt wird, sich statt auf Bürokratie wieder auf die Anliegen der Mitarbeiter zu fokussieren, fördert auch dies eine vertrauensvolle Unternehmenskultur. Letztendlich sind es einige Kernpunkte, die den Grundstein für einen langfristigen Unternehmenserfolg legen:  Zusammenarbeit auf Augenhöhe, transparente Kommunikation und eine positive Employee Experience.

 


Wieland Volkert ist Country Manager Central Europe & Netherlands bei UKG (Ultimate Kronos Group, ehemals PeopleDoc)