Das Homeoffice hat in vielen Unternehmen Einzug gehalten und einige neue Rituale für den Arbeitsalltag mit sich gebracht. Dazu gehört auch die Videokonferenz, die wegen ihres Pannenpotentials in den Sozialen Medien schon mehrere Bingo-Spiele mit typischen Phrasen hervorgebracht hat. Aber auch wenn man die technischen Hürden umschifft, bleiben noch so einige Fettnäpfchen über. Die zentralen Do's and Don'ts hat Capital zusammengestellt.
Schweigen ist Gold
Don't: Natürlich darf man durch die physische Distanz zum Chef und den Kollegen in den Besprechungen nicht untergehen. Wenn man allerdings nur auffällt, weil man parallel zu den Beiträgen der anderen hörbar die Tastatur benutzt, Kaffee schlürft oder nebenbei Telefonate führt, hat man zwar die ungeteilte Aufmerksamkeit, für Sympathien sorgt das aber nur bedingt.
Do: Um nicht zum Störfaktor zu werden, bleibt das eigene Mikrofon am besten ausgeschaltet. Wenn man etwas beitragen will, kann man es dann flexibel anschalten. Aber nicht vergessen, sonst enden die eigenen Aussagen in einem pantomimischen Ratespiel. Sehr abwechslungsreich, aber nur bedingt konstruktiv.
Location, Location, Location
Don't: Wer den richtigen Ort für eine Videokonferenz sucht, wählt am besten kein zu trubeliges Umfeld, wie die Küche oder das Wohnzimmer. Denn so niedlich die eigenen Kinder oder Haustiere auch sind – im Hintergrund lenken sie dann doch ab. Das beste Beispiel ist der britische Professor Robert Kelly. Sein Live-Interview in 2017 mit der BBC , in das seine beiden Kinder reinplatzten, ging um die Welt – an seine Einschätzung zum Impeachment-Verfahren des südkoreanischen Präsidenten, erinnert sich aber niemand mehr.
Do: Ziehen Sie sich an einen ruhigen Ort zurück und warnen Sie die Familie vor, dass eine Konferenz ansteht. So vermeiden sie Ablenkungen für sich und ihre Gesprächspartner. Danach können Sie zum Arbeiten natürlich wieder zurück in die Küche oder ins Wohnzimmer.
Timing ist alles
Don't: Der große Vorteil der Videokonferenzen ist, das man sich bequem jederzeit dazuschalten kann. So viel Komfort lädt aber auch dazu ein, sich erst in der allerletzten Minuten vorzubereiten. Wenn dann die Technik streikt oder man nicht sofort die Zugangsdaten findet, ist das Stress pur. Auch bei den Kollegen macht das keinen guten Eindruck, denn die Ausrede vom verspäteten Bus oder dem Stau zieht im Homeoffice nicht.
Do: Natürlich müssen Sie nicht schon Stunden vor dem Konferenzbeginn in den Startlöchern stehen. Eine gute Viertelstunde vorher sollten Sie aber einplanen. So können sie noch einmal die nötigen Zugangsdaten zurechtlegen, die Kamera und das Mikrofon überprüfen und sich mental auf den Arbeitsbeginn einstellen.
Keep it professional
Don't: Nur weil Sie und Ihre Kollegen von zuhause konferieren, heißt das nicht, dass die Videokonferenz Raum für private Angelegenheiten liefert. Über die jeweilige Inneneinrichtung, etwaige Bilder und Familienfotos im Hintergrund zu sprechen, bringt nicht nur den Arbeitsplan keinen Schritt weiter, sondern ist manchen Kollegen auch einfach unangenehm.
Do: Konzentrieren Sie sich im Gespräch auf das Wesentliche – dann ist die Arbeit schnell besprochen und alle können weiterarbeiten. Und wenn Sie doch unbedingt über die Inneneinrichtung der Kollegen wissen wollen, schlagen Sie doch einfach eine Afterwork-Videokonferenz vor. Wer daran teilnimmt, teilt ihr Interesse am privaten Homeoffice-Smalltalk.
Dresscode: Von wegen „anything goes“
Don't: Gemütlich von zuhause arbeiten, dieser Gedanke verleitet viele auch bei der Kleiderwahl zur Videokonferenz zu etwas legerer Mode. Der gemusterte Schlafanzug oder der Bademantel eignen sich trotzdem nur bedingt. Mal ganz abgesehen von den hochgezogenen Augenbrauen, die sie dafür ernten, drückt Wohlfühlkleidung auch die Arbeitsmoral – schließlich hat man damit ja vorher noch im Bett oder auf der Couch gelegen.
Do: Eine Jeans mit legerem Hemd oder legerer Bluse sollte einen guten Kompromiss zwischen Bequemlichkeit und seriösem Auftreten darstellen. Wer so gar nicht auf die Jogginghose verzichten will, sei daran erinnert, dass man bei der Videokonferenz meist nur den Oberkörper sieht. Solange sie in der Besprechung also nicht aufstehen, kann das ihr modisches Geheimnis bleiben.
Wo sind Sie denn?
Don't: Natürlich kann man jegliche Kleidungsfragen umgehen, wenn man die Kamera einfach ausgeschaltet lässt. Allerdings ist das nicht Sinn und Zweck einer Videokonferenz – augenscheinlich scheint Ihrem Chef ja etwas daran zu liegen und die gesamte Belegschaft auch zu sehen. Außerdem ist es umgekehrt nicht gerade angenehm als einziger Teilnehmer mit eingeschalteter Kamera auf eine Ansammlung an Avataren zu starren.
Do: Überprüfen Sie bevor Sie die Kamera einschalten den Bildausschnitt. So können Sie Fauxpas im Vorfeld entdecken und vermeiden. Nehmen Sie sich dazu ein paar Minuten Zeit. Und nicht vergessen: Die Video-Konferenz ist kein Bewerbungsgespräch, Sie müssen optisch niemanden von sich überzeugen – und sollten nur den oben genannten Bademantel vermeiden.
Weniger ist mehr
Don't: Vor allem für Führungskräfte sind Videokonferenzen eine Möglichkeit, um auf dem Laufenden zu bleiben. Trotzdem sollte die digitale Besprechung für die Belegschaft nicht in einen Marathon ausarten, schon gar nicht, wenn die Anzahl der Konferenzen so hoch und eng getaktet ist, dass sie regelmäßig kurzfristig verschoben werden. In der Flut an Zugangsdaten und Terminen kommen nämlich nicht alle Mitarbeiter mit. Und mal ganz ehrlich, wer hat schon gerne das Gefühl, er sieht die Kollegen häufiger als die eigene Familie.
Do: Wie bei so vielen Dingen gilt auch hier: Weniger ist mehr. Machen Sie vorab einen klaren Wochenplan und legen Sie fest, wie viele Konferenzen wirklich nötig sind und was dort besprochen werden soll. Holen Sie dabei auch die Kollegen ins Boot und fragen, wann Konferenzen besonders zielführend und wann sie eben doch zur Zeitverschwendung sind. Das hält die Arbeitsmoral hoch und sorgt für positive Ergebnisse.
