Mindestens einmal, häufig aber deutlich öfter, steht im Homeoffice jetzt eine Videokonferenz an. Dabei kann mindestens ein Kollege nichts hören, einer vergisst, die Stummschaltung auszumachen und drei reden auf einmal los. Wer es schon in einem normalen Meeting schwer fand, das Gesprochene zu verstehen hat jetzt eine neue Challenge. Beachtet man aber Regeln, kann die Videokonferenz zum Erfolgsmodell werden. So läuft die Videokonferenz wie am Schnürchen:
Videofunktion anschalten
Spricht man schwarze Kacheln an fühlt man sich schnell, als würde man mit sich selbst reden. Machen sie es dem Redner leichter und zeigen sie ihr Gesicht. So können Reaktionen besser abgelesen werden und der Sprecher bekommt den Eindruck, dass ihm tatsächlich jemand zuhört. Außerdem kann man bei einem Gespräch so besser erkennen, wer sich zu Wort melden will und wer nicht. Man muss nicht mal eine Hose anziehen, um die Videofunktion zu nutzen. Eine seriöse Bekleidung am Oberkörper reicht.
Der Bildausschnitt
Viele Teilnehmer an Videokonferenzen scheinen die Selbstansicht zu ignorieren. Das scheint die einzig mögliche Erklärung für manche Bildausschnitte. Wer zu nah an der Kamera ist wirkt bedrohlich, wer zu weit weg ist unbeteiligt. Außerdem ist auch das Mikrofon so eingestellt, dass es bei einem bestimmten Abstand vom Bildschirm am besten funktioniert. Ist das Mikrofon zu nah am Mund, können die anderen Teilnehmer der Besprechung jeden Atemzug hören. Der Bildausschnitt sollte in etwa so zugeschnitten sein, wie ein Profilbild bei Facebook. Kopfansatz und Schultern sollten dabei zu sehen sein.
Wortmeldungen nicht ignorieren
Oft gehen in Videokonferenzen Wortmeldungen unter, weil nur das lauteste Signal übertragen wird. Deswegen sollte man darauf achten, auch wirklich jeden, der etwas zu sagen hat, zu Wort kommen zu lassen. Handzeichen oder Zeichen in der eingebauten Chatfunktion können Klarheit schaffen.
Störgeräusche vermeiden
Sich bei Videokonferenzen gut zu verstehen ist eine Aufgabe für sich. Hört man im Hintergrund den Partner in die Tastatur hämmern, den Nachbarn beim Staubsaugen oder das Quietschen des eigenen Stuhls, stört das die Besprechung. Oft sind es nur leise Hintergrundgeräusche, die bei anderen Teilnehmern des Meetings viel lauter ankommen und das Zuhören erschweren. Wer gerade nichts sagen möchte, sollte die lautlos-Funktion nutzen. Aber nicht vergessen, sie vor dem Sprechen wieder einzuschalten.
Nicht in die Tasten hauen
Wer hätte gedacht, dass handschriftliche Notizen wieder in Mode kommen? Während einer Konferenz am Computer mitzuschreiben ist nämlich für alle Beteiligten nervig. Wer nicht über eine geräuschlose Tastatur verfügt, teilt das Geräusch der Tasten nämlich mit allen Mitgliedern der Besprechung. Und das sehr laut.
