Seit Anfang 2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Seither müssen nicht nur Unternehmer, sondern auch private Vermieter elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten. Einige kamen bisher noch darum herum, besonders wenn sie nur mit sehr kleinen Unternehmen zusammenarbeiten, weil je nach Umsatzgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2026 oder 2027 gelten. Doch das heißt nicht, dass Vermieter sich bis dahin zurücklehnen können. Sie müssen ihrer Pflicht per Gesetz auch heute schon nachkommen. Die wichtigsten Fakten im Überblick.
Vermieter müssen E-Rechnungen empfangen können
Für Vermieter gilt in erster Linie die Empfangspflicht. Wenn etwa Handwerker ihnen E-Rechnungen für ihre Leistungen wie Reparaturen, Wasser- oder Gartenarbeiten zusenden, müssen sie diese akzeptieren. Sie dürfen nicht um eine Zusendung der Rechnung per Papier oder PDF bitten. Einzig die Rechnungssteller dürfen im Zuge der Übergangsfrist von sich aus mit ihren Empfängern noch eine Zusendung der Rechnung per Post oder PDF vereinbaren. Dazu müssen aber beide Seiten ihr Einverständnis geben.
PDF ist keine E-Rechnung
Schon hier lauert ein verbreitetes Missverständnis: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Der Begriff bezieht sich auf elektronische Dokumente, die als strukturierter Datensatz vorliegen. Vermieter, die mit einer modernen Buchhaltungssoftware arbeiten, können mit Sicherheit bereits heute E-Rechnungen damit öffnen. Andernfalls muss eine bessere Version des Programms oder ein neues her. Denn E-Rechnungen lassen sich nicht wie ein Text-Dokument lesen oder verarbeiten.
Eine Ausnahme bildet das Dateiformat ZUGFeRD. Dieses ist eine Kombination aus einer PDF-Datei und einer E-Rechnung. Aber Achtung: Vermieter dürfen sich nicht auf die PDF-Variante verlassen. Kommt es zu einer Abweichung zwischen der PDF-Ansicht und der elektronischen Rechnung, zählt immer die Angabe in der E-Rechnung. Darüber hinaus gibt es viele weitere Dateiformate. Die gängigsten in Deutschland sind aber XRechnung und ZUGFeRD.
Rechnung: nicht einfach ausdrucken, acht Jahre aufbewahren
Am besten richten sich Vermieter ein separates E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang ein. Dann haben sie alles an einem Ort und nichts geht zwischen privaten Mails oder denen von Mietern verloren. Dieses Postfach müssen Vermieter regelmäßig überprüfen. Denn die Rechnung gilt als zugestellt, sobald sie im Postfach erscheint. In der Regel gilt also der Absendetag auch als Empfangstag.
Auch wenn alle Rechnungen in einem Postfach eingehen, ist das noch lange kein sicherer Aufbewahrungsort. Zum einen können Mail-Postfächer gehackt werden. Zum anderen sind Postfächer standardmäßig oft so eingestellt, dass alte Mails nach einer gewissen Zeit gelöscht werden. Für E-Rechnungen gilt aber genauso wie für Papierrechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Für diesen Zeitraum müssen Vermieter die Rechnungen sicher speichern, also zum Beispiel digital sowie auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick, außerdem müssen sie maschinell auslesbar bleiben. Ausdrucken und Abheften geht bei Rechnungsformaten abseits von ZUGFeRD sowieso nicht, ist aber auch nicht zulässig.
Miete und Nebenkostenabrechnung
Bei gewerblichen Vermietern ist die Lage eine andere. Da sie an Unternehmen vermieten, gilt das als B2B-Geschäft, und für dieses gilt nicht nur die Empfangspflicht von E-Rechnungen, sondern auch die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen. Vermieter betrifft das aber nur, wenn sie zeitgleich auf die Umsatzsteuerbefreiung für Vermieter (§ 9 UstG) verzichten. Ist das der Fall, müssen sie spätestens nach Ablauf der Übergangsfrist Ende 2026 (bei einem Umsatz unter 800.000 Euro bis Ende 2027) E-Rechnungen für die Miete und die Nebenkostenabrechnung ausstellen.
Doch auch hier gibt es noch eine Ausnahme. Mieten gelten als Dauerrechnungen. Wird der Mietvertrag vor dem 1. Januar 2027 geschlossen und hat sich seitdem nichts am Rechnungsbetrag oder Vertrag geändert, dürfen Vermieter weiterhin die Mietrechnungen als PDF-Datei versenden – hier gilt also eine Art Bestandsschutz. Ansonsten gilt, dass die E-Rechnung einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum ausgestellt werden muss. Also zum Beispiel für den ersten Monat des Mietverhältnisses oder nach einer Mieterhöhung.
Keine Strafe, kein Bußgeld
Es gibt keine Strafen oder Bußgelder, wenn Vermieter keine E-Rechnungen öffnen können, aber sie sollten sich trotzdem nicht verweigern. Nicht nur, weil es gesetzliche Pflicht ist, sondern auch, weil sie im schlimmsten Fall ihre Rechnungen nicht ordnungsgemäß oder fristgerecht bezahlen würden.
Die E-Rechnung soll Vermietern langfristig die Buchhaltung erleichtern. Wer die passende Software hat, kann die E-Rechnungen damit nicht nur auslesen, sondern auch direkt die Zahldaten übertragen und die Zahlung ausführen. Auch für die Zusammenarbeit mit der eigenen Steuerberatung ist die E-Rechnung ein Segen. Statt seitenweise Papierrechnungen einzuscannen oder Ordner bei der Beratung abgeben zu müssen, können Vermieter mit Software wie Lexware und Datev – je nachdem, was die eigene Steuerberatung nutzt – direkt alles digital übertragen. Gibt es diese Schnittstelle nicht, wird es trotzdem einfacher, da Vermieter dann nur noch alle E-Rechnungen gebündelt zum Beispiel auf einem USB-Stick weitergeben müssen.
