Management 10 Etikette-Regeln für das Geschäftsleben

Gutes Benehmen ist gut fürs Business
Gutes Benehmen ist gut fürs Business
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Auch wenn es heute im Business legerer zugeht, gehört Etikette zum guten Ton. Zehn Regeln für den Business-Knigge vom Ex-Protokollchef der Regierung

Wer will sich schon blamieren? Gute Manieren sind im Geschäftsleben unabkömmlich. Das weiß keiner besser als Alexander Freiherr von Fircks . Der Diplom-Volkswirt ist als Protokoll- und Etikettetrainer tätig. Er leitet die Protokollakademie in Hannover und war zehn Jahre lang Protokollchef der Bundesregierung. Er ist Gründungsmitglied des Deutschen Knigge-Rates: Der ehrenamtliche Expertenrat beschäftigt sich mit zeitgemäßen Umgangsformen. Zehn Tipps des Experten für korrektes Benehmen im Berufsalltag.

1. Die Vorstellung

Sie treffen Ihren Chef mit einem Kunden. Wie stellen Sie sich vor?

Im Geschäftsleben entscheidet die Hierarchie. Der Rangniedere wird immer dem Ranghöheren vorgestellt. Weil der Chef beide Personen kennt, sollte er sie einander vorstellen. Im privaten Umfeld gelten andere Regem: Die Dame wird dem Herrn, der Jüngere dem Älteren vorgestellt. Wenn Sie sich den Namen Ihres Gegenübers nicht auf Anhieb merken konnten, ist das kein Drama. Fragen Sie höflich nach, ohne sich lange zu entschuldigen. Damit signalisieren Sie Interesse an der Person, ohne sie zu düpieren.

Beim Begrüßen sollten Sie allen beteiligten Personen die Hand reichen - zumindest in Mitteleuropa. Die Nordeuropäer sind häufig etwas distanzierter. Bei allem galanten Eifer: Der Handkuss wirkt heute antiquiert. Er gehört sich nur noch bei größeren gesellschaftlichen Anlässen, wie bei Bällen oder festlichen Abendessen.

2. Der Vortritt

Sie warten mit einem Kunden auf den Fahrstuhl. Wer betritt zuerst die Kabine?

Sie sollten dem Kunden beim Betreten und Verlassen des Fahrstuhls stets den Vortritt lassen. Wenn bereits ein Mitarbeiter im Fahrstuhl steht, grüßen Sie ihn mit einem Kopfnicken und einem kurzen „Hallo“. Dann widmen Sie sich wieder Ihrem Kunden. Scheuen Sie sich nicht, ein Gespräch mit ihm zu beginnen, um die Zeit zu überbrücken - sonst entsteht unangenehmes Schweigen.

3. Der Vortrag

Eine wichtige Präsentation steht an. Sie sind für das Projekt verantwortlich. Während des Vertrags juckt Ihnen der Kopf. Was tun?

Nichts! Kratzen ist verpönt. Redner und Vortragende müssen lernen, sich auch in solch unangenehmen Situationen zu beherrschen. Fuchteln Sie während Ihres Vortrags auch nicht wild mit den Händen herum - das wirkt hektisch. Und versenken Sie sie keinesfalls in den Hosentaschen! Eine einfache Regel lautet: Bewegen Sie Ihre Hände nicht unterhalb der Gürtellinie und nicht oberhalb von Brusthöhe. Die Handflächen sollten bei Ihren Gesten nach oben gerichtet sein. So unterstreichen Sie den Inhalt Ihrer Worte, ohne aggressiv oder unseriös zu wirken. Wenn Sie dem Vortragenden nur zuhören, achten Sie darauf, dass Sie gerade in Ihrem Stuhl sitzen. Ihre Hände sollten immer auf dem Tisch liegen, sonst erwecken Sie schnell den Eindruck, heimlich SMS zu schreiben.

4. Die Erkältung

Sie sind verschnupft, aber im Büro unabkömmlich. Wie schnäuzen Sie sich am elegantesten vor Ihren Kollegen?

Auf keinen Fall in die „Windrichtung“ Ihrer Kollegen! Greifen Sie bei Erkältungen stets zu Papiertaschentüchern. Wenden Sie sich beim Schnäuzen von Ihren Kollegen ab und beugen Sie sich seitwärts leicht nach unten, wenn Sie sich die Nase putzen müssen. Für unerwartete Niesattacken sollten Sie sich entschuldigen - und anschließend mit einem Taschentuch nachputzen. Nehmen Sie es Ihren Kollegen nicht übel, wenn sie Ihnen einmal nicht „Gesundheit" wünschen. Daran scheiden sich nämlich die Geister. Die einen finden es unangemessen, weil „Gesundheit" wünschen voraussetzt, dass man krank sei. Wer wirklich krank ist, der wiederum findet gerade das ausgesprochen höflich.

5. Das Geschäftsessen

Sie haben einen Kunden zum Geschäftsessen eingeladen . Worauf müssen Sie achten?

In diesem Fall hat einmal nicht der Kunde Vortritt. Der Gastgeber geht voraus und hält dem Kunden die Tür auf. Dann gehen Sie voran ins Restaurant, fragen nach dem Tisch und bitten Ihren Gast, sich zu setzen. Den Stuhl müssen Sie heute nicht mehr unter seinen Allerwertesten schieben. Achten Sie lieber darauf, dass Sie zuerst für Ihren Gast und dann für sich selbst bestellen. Für den kurzen Gang zur Toilette können Sie sich mit den Worten „Sorry, ich möchte mich kurz frisch machen" entschuldigen. Das Begleichen der Gesamtrechnung sollten Sie diskret handhaben - und auf keinen Fall vor den Augen Ihres Gastes. Wenn Sie gehen, beachten Sie: Gesunde Männer helfen sich nicht gegenseitig in den Mantel. Eine Frau sollten Sie höflich fragen, ob sie etwas dagegen hat, wenn Sie ihr helfen - bevor Sie sich eine Abfuhr einholen.

6. Das Warten

Sie kommen pünktlich zu einem Termin mit dem Chef, der aber telefoniert noch. Wie lange müssen Sie warten?

Sie sollten es schon einige Minuten auf dem Flur aushallen, besonders dann, wenn der Chef kein Vorzimmer hat. Sonst weiß er nicht, wo er Sie finden kann. Vielleicht kam ihm das Telefonat unerwartet dazwischen. Es wäre unhöflich, wenn er Sie danach auch noch suchen müsste. Außerdem weiß Ihr Chef, dass er mit Ihnen verabredet ist. Wenn Ihnen das zu lange dauert und er immer noch telefoniert, können Sie noch mal anklopfen und ihm leise eine Notiz auf den Tisch legen. Dann weiß er, dass Sie wieder an Ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt sind.

7. Die Visitenkarte

Bei einer Abendveranstaltung treffen Sie einen potenziellen Geschäftspartner. Wie tauscht man elegant Visitenkarten aus?

Trotz Blackberry und iPhone sind Visitenkarten immer noch zeitgemäß. Wenn Sie eine Visitenkarte überreicht bekommen, sollten Sie damit aufmerksam umgehen. Stecken Sie die Karte nicht achtlos in die Hosen- oder Sakkotasche, sondern legen Sie sie sichtbar auf Ihre Unterlagen. Zu welchem Zeitpunkt man nach der Karte fragt, bleibt jedem selbst und der Situation überlassen. Sie können das zu Beginn eines Gesprächs tun, um sich Namen und Funktion besser zu merken, oder am Ende, um einen weiteren Kontakt zu ermöglichen. Drängen Sie Ihre Visitenkarte anderen nicht auf, wenn diese dezentes Desinteresse vermitteln. Das könnte aufdringlich wirken.

8. Die Nettiquette

Sie haben längst Feierabend, müssen aber noch schnell eine E-Mail schreiben. Welche Regeln müssen Sie trotz Eile beachten?

Die korrekte Standardanrede ist „Sehr geehrte/r". Erst, wenn Sie den Adressaten schon etwas länger kennen, können Sie ihn mit „Liebe/r" anreden. Im Zweifel können Sie auch Formeln miteinander verbinden: „Sehr geehrter, lieber Herr Berger". Auch vertrautere Geschäftspartner sollten Sie jedoch nicht lapidar mit „Hallo" anschreiben. Am Ende der Mail verabschieden Sie sich „Mit freundlichen Grüßen". Später erst wünscht man „Beste" oder „Herzliche Grüße". „Liebe Grüße" wünscht sich nur, wer schon sehr vertraut miteinander ist. Achten Sie auch auf die Titel des Empfängers: Ein „Dr." wird immer zum Nachnamen gesetzt, aber nie ausgeschrieben. Ein ”Professor Dr." wird nur mit ”Professor" angesprochen. Diesen Titel wiederum müssen Sie ausschreiben.

9. Das Gespräch

Sie sind zu einem Empfang eingeladen und kennen kaum jemanden. Wie kommt man ins Gespräch, ohne aufdringlich zu wirken?

Begrüßen Sie zuerst den Gastgeber, der hat Sie schließlich eingeladen. Und bitten Sie ihn, er möge Sie einigen Gästen vorstellen. Sie können sich natürlich auch allein zu einer Gruppe gesellen und versuchen, mit jemandem ins Gespräch zu kommen. Unterbrechen Sie dafür aber kein Gespräch, und platzen Sie nicht unhöflich dazwischen.

10. Die Ansprache

Sie sind neu in einem Unternehmen. Manche Kollegen duzen sich, andere siezen sich. Wie sprechen Sie Ihre Kollegen an?

Das ist von der Branche abhängig. Im Kreativbereich duzt man sich eher als in konservativen Geschäftsbereichen wie der Finanz- oder Versicherungsbranche. Bleiben Sie im Zweifelsfall eher zurückhaltend beim ”Sie". Wenn ein Kollege Ihnen das Du anbietet, Sie das aber nicht annehmen wollen, können Sie das offen ansprechen. Mit einem Lächeln und dem Hinweis darauf, dass Sie noch etwas Zeit brauchen, wird er Ihnen das nicht übel nehmen.

Wenn Sie einem Kollegen das Du anbieten möchten, gilt folgende Regel: Vorgesetzten und älteren Kollegen bietet man nicht selbst das Du an, sondern wartet, bis sie auf einen zukommen. Außerdem bieten Frauen den Männern das Du an, nicht umgekehrt. Das gilt als aufdringlich. Ein Duzangebot sollte immer gut überlegt sein - zurücknehmen kann man es nicht mehr.

Der Business-Knigge erschien zuerst in der ehemaligen Schwesterzeitung von Capital, der Financial Times Deutschland.



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