GastbeitragSo verhindern Sie, dass alle Jobs bei Ihnen landen

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#1 Offene Kommunikation: Schweigen ist kein Gold

Zentraler Erfolgsfaktor für Führung ist eine klare, offene Kommunikation – ein kommunikativer Schwächling ist hier fehl am Platz. Und das Argument der Bescheidenheit zieht nicht. Zumal Bescheidenheit eine klare, zielgruppengerechte Kommunikation nicht ausschließt. Sondern vielmehr vor zu viel Schwadronieren schützt und damit eher hilfreich ist.

Denn wer meint, die Anforderungen des Unternehmens, der Vorgesetzten wie auch der Mitarbeiter allein durch Mehrarbeit ausgleichen zu können, der irrt. Als Führungskraft kommt er damit nämlich seiner originären Aufgabe nicht nach: Er führt nicht.

Vielmehr schafft Kommunikation in alle Richtungen, also zu Vorgesetzten, Kollegen wie Mitarbeitern, eine Vertrauensbasis und damit die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Nur so haben Sie die Chance auf Rahmenbedingungen, unter denen Sie optimale Leistungen erbringen und so Ihre Position im Unternehmen ausbauen können. Schweigen dagegen führt unweigerlich zu Missverständnissen und unnötigem Druck.

Informieren Sie also offen und regelmäßig, und auch ungefragt, über Ihre Aufgaben. Berichten Sie über Ihre Arbeit, nutzen Sie auch Teilerfolge für eine gezielte Kommunikation – und weisen Sie auf Ihre Auslastung wie auch die Ihres Teams hin.

#2 Belastbare Transparenz: Die „rote Linie“ für den Status quo

Für Ihre Akzeptanz und Positionierung im Unternehmen ist ein Aspekt unabdingbar: die Belastbarkeit Ihrer Aussagen. Denn erwiesenermaßen unterscheidet sich die gefühlte häufig von der wahren Überlastung. Die zunehmende Komplexität der Aufgaben und Projekte sowie die Schnelligkeit notwendiger Entscheidungen macht dies nicht leichter. Nichtsdestotrotz, Sie benötigen als Grundlage für Ihre Kommunikation einen kontinuierlichen, nachvollziehbaren Überblick über die eigene Auslastung wie auch die Ihres Teams. Nur so können Sie valide Aussagen treffen und werden auch als jemand wahrgenommen, auf dessen Aussagen Verlass ist, dem man vertrauen kann. Und Vertrauen ist die Währung der digitalen Zeit.

Um diese Transparenz zu erreichen, listen Sie gemeinsam mit Ihrem Team alle Aufgaben und gleichen die notwendigen Aufwände mit den verfügbaren Ressourcen ab – als Grundlage für Ihre Entscheidungen. Ziehen Sie eine rote Linie unter die leistbaren Aufgaben und machen so sichtbar, was nicht umsetzbar ist.

#3 Nützliche Tools: Kontinuierliche Sichtbarkeit für alle

Agile Arbeitsweisen bieten Instrumente, die Führungskräfte nutzen sollten – unabhängig davon, welcher Arbeitsmethodik oder Organisationsform sie ansonsten folgen. Im Daily tauscht sich das Team täglich 15 Minuten zum aktuellen Status – und nur dazu – aus. Möglicherweise weiterer Gesprächsbedarf wird ausgelagert. Das Meeting wird als Stand-up durchgeführt. Die Teilnehmer umgehen so die „Konsumenten-Falle“ und beantworten nacheinander drei Fragen zu ihrem Arbeitsstatus und möglichen Hindernissen. Mein Tipp: Formulieren Sie „Ihre“ Fragen, belassen es aber bei den maximal drei Fragen.

Ein Kanban Board zeigt, an welchen Jobs im Team gerade gearbeitet wird – ebenso welche Aufgaben in der Pipeline sind und welche abgeschlossen wurden. Ergänzt um individuelle Informationen wie z.B. Verantwortlichkeit, Termin, Priorität, liefert es jederzeit und für alle sichtbar einen exzellenten Überblick zum aktuellen Geschehen im Team.