Management5 Fehler im Meeting - die Firmen ein Vermögen kosten

Mitarbeiter langweilen sich in einem Meeting
Symbolbild: Mitarbeiter langweilen sich in einem MeetingGetty Images

37 Milliarden US-Dollar – auf diese Summe beläuft sich angeblich der monetäre Schaden für US-Unternehmen allein durch Zuspätkommer bei Meetings. Zu diesem Schluss kommt eine häufig zitierte Studie des US-Psychologen Steven Rogelberg. Ob sich die negativen Auswirkungen tatsächlich in Heller und Pfennig beziffern lassen, sei mal dahin gestellt. Aber wohl fast jeder Arbeitnehmer hat schon mal die Erfahrung gemacht: Dieses Treffen ist so was von überflüssig. Dabei lassen sich die größten Fehler in Meetings leicht vermeiden.

Verspätet, zu lang, überflüssig: Rogelberg von der University of North Carolina at Charlotte bescheinigt schlechten Meetings einen fatalen Folgeeffekt. Er spricht von einem „Meeting-Genesungssyndrom“. Nach einem unbefriedigenden Treffen müssen sich die Betroffenen erst einmal im Gespräch mit Kollegen abreagieren. Schnell könne diese Frustration in andere Arbeitsbereiche überschwappen, warnt der Forscher im Fachmagazin „Monitor on Psychology“ der American Psychological Association.

Um solche negativen Spätfolgen zu vermeiden, sollten diese fünf Fehler in Meetings unterlassen werden.

Meeting-Fehler #1 Zuspätkommen

Dieser Kardinalfehler wird besonders häufig ausgerechnet von den Leitern des Meetings begangen. Führungspersönlichkeiten unterliegen oft dem Irrglauben, dass Regeln für sie nicht gelten. Vielleicht wollen sie mit dem Zuspätkommen auch signalisieren: Schaut mal, wie wahnsinnig beschäftigt ich bin. In Wahrheit aber vermittelt ein später Beginn des Meetings vor allem Desorganisation oder gar Desinteresse und mangelnden Respekt. Schon ab fünf bis zehn Minuten Verspätung (des Chefs, aber auch bei Angestellten) nehmen Zufriedenheit, Effektivität und Produktivität beim Meeting dramatisch ab, wie Rogelberg in einer Studie feststellte.

Meeting-Fehler #2 Unvorbereitet

Ein Meeting zu konkreten Projekten kann nur dann wirklich effektiv sein, wenn sich alle Anwesenden auf demselben Wissensstand befinden. Ein Chef sollte daher vorab klar kommunizieren, worum es bei dem Treffen geht und welche Berichte dafür zu wälzen sind. Im Gegenzug ist es für Angestellte eine Selbstverständlichkeit, dass sie nicht erst im Meeting auf den neuesten Stand gebracht werden müssen. Ein regelmäßiges Wochenmeeting in großer Runde ist übrigens kein Grund, unvorbereitet zu sein. Wenn es nichts vorzubereiten gibt, gibt es auch nichts zu besprechen.

Meeting-Fehler #3 Abgelenkt

Insbesondere jüngere Mitarbeiter hängen Studien zufolge an jedem Arbeitstag bis zu zwei Stunden privat am Handy. An diesem inoffiziellen Sechsstundentag sind Meetings vermutlich nicht ganz unschuldig. Hier wird besonders gern aufs Smartphone gestarrt, während vorne scheinbar an einem vorbeigeredet wird. Weckruf: Im Meeting sind Mitarbeiter so stark wie selten im Blickfeld des Chefs. Wer hier Desinteresse signalisiert, will offenbar tatsächlich keinen guten Eindruck hinterlassen.

Meeting-Fehler #4 Frontalunterricht

Im Gegenzug lebt ein gutes Meeting davon, dass potenziell jeder Teilnehmer etwas zum produktiven Austausch beitragen kann. Das Meeting ist keine Vorlesung und sein Leiter kein Oberlehrer. Es sollten mehrere Leute zu Wort kommen – gern auch mal Kollegen unterhalb der Führungsebene. Von diesem Perspektivwechsel profitieren auch die Vorgesetzten.

Meeting-Fehler #5 Open End

Ein Meeting wird nur allzu schnell zum Vorhof der „Wann hat das endlich ein Ende?“-Hölle. Plaudern und Gedankenaustausch sind ja prima. Aber ein Meeting ist dafür der falsche Rahmen. Der menschlichen Aufmerksamkeitsspanne sind natürliche Grenzen gesetzt. Statt des einstündigen Wochen-Meetings rät Experte Rogelberg dazu, es mal in kürzeren Abständen mit Mini-Meetings von 10 bis 15 Minuten Länge zu probieren. Die mögen sich am Ende womöglich zwar auf eine höhere Minutenzahl summieren. Dafür ist aber vermutlich auch sehr viel mehr erreicht worden.