Kolumne4 Tipps für mehr Produktivität, Konzentration und mentale Erholung

Lena Wittneben
Lena WittnebenPR

Egal ob im Job oder Privaten, wir sind rundum gefordert, bei hohem Tempo und zumeist kurzen Regenerationszeiten. Meeting-Marathon, E-Mail-Flut, drängelnde Kunden, Partner und Kollegen – und selbst in den vermeintlichen „Pausen“  fordern häufig noch private Whatsapp-Nachrichten und diverse Social-Media-Kanäle unsere Aufmerksamkeit. Niemand will Dosen-Telefon, Brieftaube oder die Postkutsche zurück – nur gilt es mitunter dem (digitalen) Kommunikationsdauerrauschen Einhalt zu gebieten und selbst zu entscheiden, wann, wie und welchen Informationen und Einflüssen wir unsere Aufmerksamkeit schenken.

Letztlich verspricht ein Mix aus „Methoden und Haltung“ den größten Erfolg. Es bringt wenig, nur Tools, Apps und Techniken anzuwenden, wenn wir nicht hinterfragen, warum wir uns für vermeintlich „unabkömmlich“ halten und in Pawlowscher Manier zum Sklaven von Smartphone und jedweder Kommunikation werden. Ähnlich wie bei einer Diät. Strikte Essensverbote ohne Reflexion befeuern nur den Jojo-Effekt.

#1 Biorhythmus

So banal wie wahr und fernab der Binsenweisheiten: Nur wenn wir ausreichend schlafen, pausieren, trinken (Wasser!), essen (Glucose fürs Hirn!), frische Luft tanken und uns bewegen, sind wir ausreichend aufnahme- und leistungsfähig. Ergänzend zu dieser notwendigen „Grundausstattung“ sollten wir nach Möglichkeit bei der Erledigung unserer Aufgaben auf unseren Biorhythmus hören.

Typ Eule (aka Langschläfer) wird der Geschäftsleitung, Kunden und Partnern vermutlich eher schwerlich darlegen können, dass bei ihm erst nach einem ausgiebigen 11-Uhr-Brunch-Zeitfenster mit ersten geistigen Ergüssen und Reaktionen zu rechnen ist. Dennoch haben fast alle Menschen einen gewissen Spielraum, um ihr Tagewerk gestalten zu können.

Anstatt bei Arbeitsbeginn E-Mails „abzuarbeiten“ oder „low-brainer“-Tätigkeiten auszuführen, sollten wir die Zeit am Morgen und Vormittag nutzen, wenn sehr viele Menschen ein Leistungshoch erreichen, um Aufgaben zu erledigen, die unsere maximale Aufmerksamkeit erfordern: Strategische Konzepte, Plänen und Ideen ausarbeiten oder an detaillierten Projektplänen schnitzen.

Rund um die Mittagszeit und nach dem Lunch sackt das Blut ohnehin in den Magen. Dann passt besser kognitiv leichte Kost auf den Schreibtisch-„Teller“. Ab dem frühen Nachmittag geht bei vielen die Leistungskurve nochmals nach oben, ein idealer Slot für Besprechungen, Telefonate und Konzentration erfordernde Aufgaben. Am späten Nachmittag und frühen Abend geht es ohnehin wieder bergab.

Unsere Energiehochs und -tiefs sollten wir optimal an unsere To-dos angleichen. Und en détail herausfinden, was wir wirklich brauchen, um „gut“ arbeiten zu können und uns wohl zu fühlen. In Ergänzung zu so unabdingbaren Dingen wie Wertschätzung, einem kollegiales Miteinander und der perfekten Balance aus Herausforderung und Erfolgen, können wir unsere Bürowelt ein Stück weit auch mit dem eigenen roten Teppich auslegen. Für geistige Perlen braucht es für den einen den Blick ins Grüne? Nur beim Blick durchs Fenster lacht uns die Gebäuderückwand der Nachbarn entgegen?  Pflanzen auf den Tisch türmen oder – sofern möglich – ein paar Naturfotos aufhängen. Wer Musikberieselung anstelle von Tastaturgeklapper braucht, sorgt mit Kopfhörern fürs eigene Wohlbefinden.

Viele Menschen halten derartige Erkenntnisse für derart banal, dass sie diese vermeintlich einfachen Tipps erst gar nicht umsetzten. Das ist ein fataler Irrglaube, denn beim aktiven Gestalten ist der Unterschied deutlich spürbar. Wie so oft wirkt die Summe vieler kleiner Teile.

#2 Monofokus

Es ist eine Mär, dass unser Gehirn Multitasking liebe (was vor allem dem weiblichen Geschlecht zugeschrieben wird) und dafür ausgelegt sei. Im Gegenteil: Der Kopf liebt Monotasking und den Fokus auf eine Sache. Kein Instagram scrollen, E-Mail tippen und parallel Mittagstisch reservieren und Präsentation finalisieren. Aktiv zu sein, bedeutet leider nicht zwangsläufig auch produktiv zu sein.

Der ein oder andere gerät vielleicht beim „Poly-Fokus“ (schon im Wortsinn ein Widerspruch) in einen geschäftigen Adrenalinrausch, die faktische Leistungsfähigkeit geht jedoch steil bergab, wie schon der amerikanische Psychiater Edward Hallowell herausfand. Dieser diagnostizierte „Zerstreutheit als Eigenschaft“. Es sei daher im Interesse von Firmen, ihre Mitarbeiter zu schützen und den Menschen Zeit zum Nachdenken zu geben.

In Eigenverantwortung können wir in Ergänzung zur „Basisausstattung Biorhythmus“ für wirkliche „deep-work“-Phasen sorgen, um uns ungestört und mit vollem „Monofokus“ einer fordernden Aufgabe zu widmen. Telefon eventuell in Rücksprache auf Kollegen umstellen, jedwede „push up“-Mitteilungen am Desktop und Smartphone deaktivieren, alle nicht notwendigen Programme (E-Mail!) und Browser schließen und die „deep work“-Phase von z.B. ein bis zwei Stunden im Kalender für jedwede Anfragen blocken. Noch mehr dazu im nächsten Punkt!

Wer generell von einer konzentrationserfordernden Aufgabe ein kleines Warm-up sucht, die folgenden kurzen Konzentrationsübungen, bündeln unsere Aufmerksamkeit und trainieren unsere Sinne:

  • z. B. im Netz ein kurzes (Nachrichten)-Video anschauen / Radio-Nachrichten hören und zählen wie häufig etwa das Wort „und“ fällt
  • in einem Zeitungsartikel mit einem Textmarker beispielsweise alle „ei“ oder „ch“, „sch“, „ck“ anstreichen
  • langes Wort ausdenken und im Kopf rückwärts buchstabieren. Profis überlegen zwei gleich lange Worte und buchstabieren abwechselnd rückwärts Buchstabe für Buchstabe
  • beginnend mit 1024 die Zahlen durch 2 teilen
  • ein langes Wort aus einem Text suchen und aus den Buchstaben möglichst viele neue Worte bilden
  • Koordinationsübung und Frischekick für die linke und rechte Gehirnhälfte: einen Arm austrecken und eine Faust bilden, die anderen Hand liegt gespreizt auf der Brust. Die Hände wechseln, zwischen jedem Wechsel mit beiden Händen auf die Oberschenkel klatschen.

#3 „Pomodoro“ und Pausen

Bei Zeitnot in der Kombination mit Prokrastination vorherrscht, ist in „deep work“-Manier (siehe oben) die „Pomodoro-Technik“ zu empfehlen. Wir fokussieren uns auf eine einzige Aufgabe, schalten das Handy in den Flugmodus, schließen alle Browsertabs und E-Mail-Programme und arbeiten exakt 25 Minuten an der Aufgabe. Handytimer sei Dank (der italienische Erfinder benutze einen Kurzzeitwecker in Form einer „pomodoro“, Tomate) schrillt der Alarm und es erwarten uns fünf Minuten Pause.

Anschließend starten ich die zweiten 25 Minuten Arbeitsphase, die wiederum mit einer Pause enden. Nach vier Einheiten haben wir 100 Minuten „netto“ gearbeitet und belohnen uns mit einer längeren Pause von 20 Minuten. Diese simple Methode basiert auf der Idee, dass kurze, häufige Pausen unsere geistige Flexibilität verbessern können (ausführlicher dazu:  Staffan Nöteberg: Die Pomodoro-Technik in der Praxis, Heidelberg 2011).

Regelmäßige Pausen sind ohnehin sinnvoll, um an langen – und ebenso an weniger langen – Arbeitstagen fit zu bleiben. Wir alle brauchen die notwendige Arbeitsunterbrechung, um anschließend wieder mit vollen Akkus, guter Laune und viel Power den nächsten Herausforderungen zu begegnen.

Und vor allem unser lechzt Hirn nach Kontrastprogrammen, um ganzheitlich und gesund zu funktionieren: Nach der ersten Tageshälfte mit vielleicht intensivem analytischen und logischen Denken braucht der Kopf eine Pause – Kontrastprogramm – mit leichter Zerstreuung und vielleicht Kreativität (Lachen, Kollegenpausenplausch) oder ein Zuwendung zur Sprache – weg von der Logik – mit Lesen in der Lieblingszeitschrift, einem Roman, um anschließend wieder mit voller Drehzahl und Lust zu arbeiten.

Das Kontrastprogramm sollte immer ganzheitlich stattfinden. Schreibtischtäter kommen in Bewegung und verbringen die Pause bestenfalls NICHT durchgehend auf dem Kantinenstuhl oder Imbisshocker. Ein flotter kurzer Gang um den Block reichen meist aus.

#4 Nein sagen

Ein höfliches und ebenso bestimmtes NEIN wirkt wahre Wunder, wenn es um die Eliminierung von Zeitfressern, Nebenkriegsschauplätzen und Konzentration auf das Wesentliche geht. Wir müssen nicht immer die bzw. derjenige Kollege/in sein, die bzw. der jeden Wunsch und jede Bitte vom Schreibtisch schräg gegenüber schultert. Einfach mal das Nein bei harmlosen Fragen und Bitten ausprobieren.

Wir werden entdecken, dass es uns fortlaufend leichter gelingt, die vier Buchstaben über die Lippen zu bringen, wenn man uns auf dem letzten Drücker auf dem brechendvollen Schreibtisch noch eine weitere Projektmappe „unterjubeln“ möchte, weil wir bisher unter dem Label „fleißige Biene“ oder „Terminator“ liefen oder laufen wollten. Eines ist sicher: Auch nach einem erneuten Nein wird uns der oder die Kollegin, mit denen wir ohnehin gern zusammenarbeiten, auch weiterhin mögen.

Hilfreich ist es zudem sich zu erinnern, wie oft wir selbst ein Nein von unseren Mitmenschen kassieren und diese vermutlich damit auch nicht in die Hölle geschickt haben. Bei den größeren Neins können wir zunächst, um Bedenkzeit bitten. In Ruhe können wir dann entscheiden, ob wir ja zur Alternative sagen und was uns schlimmstenfalls bei einer Absage erwartet.


Lena Wittneben schreibt hier regelmäßig für Capital.de. Sie ist systemischer Coach, Gedächtnistrainerin und Speaker – mehr unter lena-wittneben.de. Der wöchentliche Interview Podcast „There is a crack in everything…“ ist gratis auf ItunesSpotify oder ihrer Webseite abrufbar.