Management4 Tipps für ein aufgeräumtes E-Mail-Postfach

Eine Frau sitzt vor einem Computer mit zwei Monitoren
Überforderung kann angeblich auf Untervorderung zurückzuführen sein.Getty Images

Totgesagte leben länger. Immer wieder wird die gute alte E-Mail für obsolet erklärt. Und doch bleibt sie Whatsapp, Facebook-Messenger oder Slack zum Trotz eines der wichtigsten Kommunikationsmittel in der Arbeitswelt. Die ungebrochene Beliebtheit schlägt sich in der Masse an Nachrichten nieder, die tagtäglich in den diversen E-Mail-Postfächern landen, die jeder Berufstätige im Blick behält.

Wer das Gefühl hat, dass das Lesen, Beantworten und Verwalten der digitalen Botschaften ein Job für sich ist, hat gar nicht so unrecht. Laut einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey verbringen wir im Schnitt unglaubliche 28 Prozent unserer Arbeitswoche nur mit dieser Aufgabe. Die Zahl stammt zwar aus dem Jahr 2012 – aber mal ehrlich: Bekommen Sie heute mehr oder weniger E-Mails als vor fünf Jahren? Eben.

Für den Marketingexperten Eli Langer, der Barack Obama zu seinen Followern zählt, lassen sich Menschen in zwei Gruppen aufteilen. Die, mit null und jene mit Tausenden von ungelesenen E-Mails.

Auch angeblich total entspannten Mail-Messis sind spätestens dann zum Umdenken gezwungen, wenn wahlweise Google, Outlook oder der Systemadministrator wegen des zur Neige gehenden Speicherplatzes auf der Matte stehen. Diese Tipps können beim Bezwingen der E-Mail-Flut helfen:

  1. Tabula rasa 2.0
    Aller Anfang ist schwer und manchmal hilft nur schummeln. Wer gern von Hunderten oder gar Tausenden ungelesenen Nachrichten auf null kommen möchte, hat eigentlich nur eine Wahl: Alles markieren und als „gelesen“ markieren. Vorsichtshalber empfiehlt es sich, die vergangenen Wochen noch zu durchforsten, ob nicht vielleicht eine wichtige Botschaft durchgerutscht ist. Dann aber gehören rot unterlegte oder fette Ziffern am Posteingang der Vergangenheit an.
  2. Klare Verhältnisse
    Wie das E-Mail-Postfach am effektivsten organisiert wird, ist eine sehr persönliche Angelegenheit. Manche Nutzer profitieren von Labels und Filtern, andere überfordert das. Klare Verhältnisse helfen aber immer. Das kann so aussehen, dass der eigentliche Posteingang nur als Verteilerstation verstanden wird. Eine einmal gelesene E-Mail wird entweder sofort gelöscht, sofort in einen Archivordner verschoben oder bleibt bis zur Klärung eines Sachverhalts im Posteingang – das aber mit Ausnahme absoluter Sonderfälle nur maximal bis zum Ende der Arbeitswoche.
  3. Eine gesunde Work-Mail-Balance
    Eins im Leben ist Gewissheit: Keine fünf Minuten ohne neue E-Mail. Wir sind zwar digitale Multitasker, lassen uns aber auch allzu leicht ablenken. Deshalb der Tipp: Stellen Sie den Signalton für neue Nachrichten aus und beschränken sich allenfalls auf visuelle Benachrichtigungen. Ein wenige Sekunden eingeblendetes Vorschaufenster kann helfen, wichtige von unbedeutenden Mails zu trennen und sich das Öffnen des Postfachs zu sparen. Steht eine Aufgabe an, die volle Konzentration erfordert, wird das E-Mail-Programm einfach geschlossen. Ja, das geht.
  4. Du sollst nicht spammen
    Manchmal sind wir einfach selber schuld. Kaum ist die E-Mail verschickt, fallen uns noch Sachen ein, die wir vergessen haben und weitere Mails folgen. Im schlimmsten Fall antwortet der Adressat dann auf jede Nachricht einzeln – natürlich in chronologisch umgekehrter Reihenfolge – und das selbst verursachte Chaos ist da. Die digitale Kommunikation verführt zu Schnellschüssen. Da kann es oft helfen, eine nicht eilende E-Mail bis zum Ende des Arbeitstages liegen zu lassen und erst dann zu versenden.