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Das Büro - zum Arbeiten wenig geeignet

, Christopher Kabakis und Stephan Balzer

Unterbrechungen und Meetings prägen den Büroalltag. Ungestört arbeiten kann man woanders besser, meint Jason Fried. 

Büro © Getty Images
Im Büro läuft uns die Zeit davon

Jason Fried ist Mitgründer von 37signals, ein Unternehmen, das sich später in Basecamp umbenannte. Basecamp ist eine Projekt-Management-Software.
Die Autoren: Christopher Kabakis und Stephan Balzer arbeiten für die Agentur Red Onion, die die TEDx-Veranstaltungen in Deutschland organisieren. TED, ein Konferenzformat aus den USA, steht für Technology, Entertainment und Design. Die nächste TEDxMünchen findet am 29. November 2014 im Residenztheater München statt.


Unternehmen investieren viel in Büros und die physischen Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiter. Wenn man die Leute allerdings fragt, wo sie hingehen, wenn sie wirklich etwas erledigen und geschafft kriegen wollen, dann geben sie oft Antworten, die die Unternehmen überraschen. Fast nie erwähnt jemand das Büro und die Kernarbeitszeit. Oft kommen Antworten wie: ruhiger Extraraum, Café, Bibliothek, zu Hause, Zug, Flugzeug und so weiter.

Jason Fried fragt in seinem TED Talk, wieso eigentlich niemand das Büro erwähnt. Und wenn, dann kommen Leute eher sehr früh vor allen anderen oder bleiben sehr spät, wenn alle anderen schon weg sind.

Seine Antwort ist: Im Büro tauschen wir unseren Arbeitstag in eine Reihe von Arbeitsmomenten ein – der Tag wird zerstückelt durch viele Unterbrechungen und es werden nur Aufgaben abgearbeitet, ohne wirklich wichtige Arbeiten zu erledigen. Gerade aber kreative Menschen – Designer, Programmierer, Texter, Ingenieure oder Denker – benötigen lange Zeiträume ohne Unterbrechung, um wirklich etwas zu schaffen.

Zerhackter Arbeitstag im Büro

Arbeit ist für Fried ein phasenbasiertes Phänomen, so wie Schlaf. Und wer in einer frühen Phase unterbrochen wird, muss noch einmal von vorne anfangen und gelangt nicht bzw. kaum zu den tieferen Phasen, wo die richtig wichtigen Ergebnisse entstehen. Wir würden ja auch von jemandem, der mehrfach aufgeweckt wurde in der Nacht, nicht erwarten, dass er gut geschlafen hat. Wieso erwarten wir dann, dass Mitarbeiter gute – oder sogar sehr gute – Arbeit leisten, wenn sie sich den ganzen Tag im Büro mit Unterbrechungen herumschlagen?

Jason Fried unterscheidet außerdem freiwillige Ablenkung (z.B. Fernsehschauen zu Hause, einen Spaziergang machen, Facebook/Twitter checken etc.) von unfreiwilligen Unterbrechungen, die das eigentliche Übel sind: Manager & Meetings (die M&Ms). Manager definiert er als Leute, deren Job es ist, andere Leute zu unterbrechen. Manager machen nicht die eigentliche Arbeit, also ist es ihr Job sicherzustellen, dass alle anderen ihre Arbeit tun, was eine Unterbrechung darstellt.

Außerdem berufen sie Meetings ein, und Jason Fried hält Meetings für etwas absolut Toxisches. Normalerweise müssen dafür die Meeting-Teilnehmer ihre eigentliche Arbeit unterbrechen und über Dinge reden, die meist nicht wirklich wichtig sind. Meetings sind keine Arbeit, so Fried, Meetings sind Orte, an denen man über Dinge spricht, die später getan werden sollen. Meetings pflanzen sich außerdem fort und sind sehr teuer für Organisationen. Wenn zehn Mitarbeiter in einem einstündigen Meeting sitzen, ist es ein Zehn-Stunden-Meeting, kein Ein-Stunden-Meeting, und es werden zehn Stunden Produktivität aus der Organisation gesogen, wo es vermutlich genügt hätte, dass zwei bis drei Leute für ein paar Minuten miteinander sprechen. Außerdem werden Meetings im 15-Minuten-Rhythmus einberufen und so werden diese Zeiträume auch ausgefüllt, wenn eigentlich alles viel schneller gehen könnte (und sollte).

Reden verboten!

Wenn also Meetings & Manager die beiden größten Probleme im Büro sind – und es diese beiden Phänomene auch nur im Büro gibt – dann müssen laut Fried folgende drei Dinge passieren:

Einrichtung eines „No-Talk“-Tages: Einmal im Monat, zu Beginn nur für einen halben Tag, wird das Reden im Büro verboten. Jemandem vier Stunden ununterbrochene Zeit zu geben ist das beste Geschenk für sie oder ihn. Und wenn man es einmal ausprobiert hat, wird man mehr wollen, vielleicht einmal jede Woche „No-Talk Thursday“...

Wechsel von aktiver Kommunikation und Zusammenarbeit (face to face) zu passiveren Kommunikationsmodellen wie E-Mail, Instant Messengers, oder Zusammenarbeitstools. Natürlich kann auch E-Mail oder IM ablenken, aber es gibt einen wichtigen Unterschied: Diese Art der Kommunikation lenkt zu einem selbst gewählten Zeitpunkt ab. Wir bestimmen selbst, wann wir uns der Kommunikation aussetzen und wir haben es selbst in der Hand, uns Arbeitszeiträume ohne Unterbrechung einzurichten.

Einfach das nächste Meeting canceln, und dann feststellen, dass alles in Ordnung ist und trotzdem weiterläuft. Dann ist wieder Zeit zum Nachdenken vorhanden und wir werden feststellen, dass man all die Dinge, die man glaubte, machen zu müssen, doch nicht machen muss.

Vertrauensarbeitszeit am Vertrauensarbeitsort

Die Einsichten von Fried werden übrigens in immer mehr Unternehmen umgesetzt, da sie nachweislich die Produktivität von Mitarbeitern in kreativen Bereichen steigern. So hat zum Beispiel Microsoft Deutschland die Büroarbeitspflicht für seine 2700 Mitarbeiter in Deutschland gerade erst vollständig abgeschafft. Nach der Vertrauensarbeitszeit, die schon seit 1998 gilt, gibt es nun also auch den „Vertrauensarbeitsort“.

Es gibt allerdings auch Firmen, die in die entgegengesetzte Richtung gehen, wie Yahoo unter Marissa Mayer im letzten Jahr, die das Home-Office wieder abschaffte. Die Zeit wird zeigen, ob sich das Unternehmen mit diesem Schritt wiederbeleben lässt oder ob er eher den Niedergang beschleunigt, da die jungen, gut qualifizierten Mitarbeiter der „Generation Y“ flexible Arbeitszeiten und -orte immer stärker einfordern und daher um Unternehmen wie Yahoo eher einen Bogen machen könnten.

Den TED Talk mit Jason Fried gibt es hier:


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