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So funktioniert es besser in virtuellen Teams

, Beat Bühlmann

Virtuelle Teams mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt sind Normalität. Beat Bühlmann erklärt wie Teamarbeit unter diesen Bedingungen funktioniert.

Teamsitzung mit einem zugeschaltenen Mitarbeiter © Getty Images
Teamsitzung mit einem zugeschaltenen Mitarbeiter: Die Zusammenarbeit in virtuellen Teams ist nicht immer ganz einfach

Beat Bühlmann ist General Manager EMEA von Evernote. In seinem Buch "Need to Manage a Virtual Team?" gibt der diplomierte Informatik-Ingenieur und promovierte Betriebswirtschaftler Handlungsanweisungen für die Führung von virtuellen Teams. 


Virtuelle Teams mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt sind heute Normalität für die meisten Unternehmen. Und obwohl heutzutage jeder von Homeoffice und globaler Kollaboration spricht, erlebe ich immer wieder, dass vieles in der Praxis nicht funktioniert. Schon wenn Mitarbeiter auf unterschiedlichen Stockwerken im gleichen Gebäude arbeiten, treten die ersten Probleme auf. Je mehr Sprachen, Kulturkreise und Zeitzonen hinzu kommen, desto komplizierter wird es. Was ist zu tun?

#1 Größte Aufgabe: Kommunikation in virtuellen Teams

Wenn die Kommunikation hauptsächlich über E-Mail läuft, steigt die Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse. Es ist sehr oft unklar, wer eigentlich verantwortlich ist. Der Sender: „Aber ich hab es dir doch per Mail geschickt“? Oder der Empfänger: „War ich gemeint? Es waren vier Leute auf dem Verteiler.“ Die Folge davon: Wir kommunizieren doppelt und dreifach, rufen an, chatten, schreiben eine zweite oder dritte E-Mail oder wissen im Meeting nicht, wovon gerade die Rede ist. Noch schwieriger wird es, wenn unterschiedliche Kulturen zusammentreffen. Umso wichtiger ist es, Wortwahl und Tonfall genau zu prüfen. Das gilt zum einen für Wörter, die in anderen Sprachen missverstanden werden können, aber auch generell für komplexe Formulierungen oder Fachjargon.

Tipp: 3W-Regel. Jede Kommunikation sollte klar beinhalten, WER WAS bis WANN macht. Schauen Sie mal ihre letzten 20 bis 30 E-Mails an. War das Wer-Was-Wann immer klar?

#2 Kommunikationskanäle kombinieren und Regeln aufstellen

Obwohl jeder, den ich kenne, regelmäßig über E-Mails schimpft, sind sie nach wie vor die häufigste Kommunikationsform in virtuellen Teams. Ich empfehle, abends mal einen Blick in den E-Mail-Postausgang zu werden: Wie viele E-Mails haben sich dort am Ende des Tages angesammelt? Schon wissen Sie, warum Sie täglich so viele E-Mails bekommen.
Um das zu ändern, gilt es die Stärken unterschiedlicher Kommunikationskanäle zu nutzen. Per E-Mail lassen sich Ergebnisse festhalten und Absprachen archivieren, die zuvor am Telefon oder beim Austausch über den Firmen-Chat schnell verloren gehen. E-Mails eignen sich aber nicht zum Diskutieren. Daher sollte jedes Team Regeln etablieren: Was und wann wird via E-Mail kommuniziert, wann sollte man zum Telefonhörer greifen oder bis zum nächsten Team-Meeting warten. Nicht alles, das wichtig ist, ist auch dringend.

Tipp: Nach drei E-Mail-Interaktionen den Kommunikationskanal zu Telefon oder Videokonferenz wechseln. Außerdem sollte man in E-Mails nicht scrollen müssen, das ist ein klares Zeichen, dass der Inhalt zu lange ist.

#3 Vertrauen durch persönliche Treffen

Trotz aller Technologie: Nichts ersetzt den persönlichen Austausch. Wer sich kennt, weiß wie sein Gegenüber agiert und versteht Anweisungen oder Fragen besser. Wer im gleichen Büro arbeitet, geht zusammen Mittagessen oder einen Kaffee trinken. Aber auch in virtuellen Teams spielen persönliche Treffen, insbesondere am Anfang einer neuen Arbeitsbeziehung, eine wichtige Rolle, um Vertrauen aufzubauen. Sie reduzieren zukünftige Missverständnisse deutlich.

Tipp: Wenn man etwa aus finanziellen oder zeitlichen Gründen nicht reisen kann, hilft ein virtuelles Kick-off-Meeting per Videokonferenz, bei dem sich alle Beteiligten persönlich vorstellen, beispielsweise Hobbys, Familie und vorherige Jobs.

#4 Vertrauen durch Verbindlichkeit

Vertrauen baut sich nicht nur durch ein Face-to-Face-Meeting auf. Fast jeder kennt das vom Austausch mit externen Partnern: Antwortet jemand zügig auf E-Mails, ruft schnell zurück und hält sich an Absprachen oder übertrifft sie, bleibt die Zusammenarbeit positiv in Erinnerung - im Fachjargon task-based trust genannt. Das gleiche gilt für interne Beziehungen: Ein kooperatives, zuverlässiges Miteinander spielt eine umso größere Rolle, wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorte und Zeitzonen arbeiten.

Tipp: Bei uns im Team gilt underpromise & overdeliver, sprich mehr halten als versprechen. Das erleichtert die Zusammenarbeit ungemein.

#5 Recruiting: Die richtigen Mitspieler finden

Mitarbeiter von virtuellen Teams müssen ein hohes Maß an Eigeninitiative mitbringen und selbstständig arbeiten können und wollen. Personen mit relativ hohem Führungsbedürfnis würden in virtuellen Teams untergehen.
Ich prüfe Bewerber darum in mehreren Schritten. Am Anfang steht ein circa 30-minütiges Telefonat, bei dem ich herausfinde, wie sich die Bewerber rein verbal ausdrücken können. Vorteil: Man lässt sich nicht von der Körpersprache oder Designer-Kleidung beeinflussen. In virtuellen Teams ist eine gute mündliche Ausdrucksweise elementar. Wenn es schon da nicht passt, können beide Seiten Zeit sparen. Im Anschluss kommt der Zuhör-Check: ich bitte die Bewerber darum, mir drei relativ simple Fragen per E-Mail zu beantworten und gebe dafür auch eine maximale Länge vor (z.B. max. vier Sätze). Allein das ist schon sehr aufschlussreich: Haben die Kandidaten zugehört? Sind sie in der Lage, Gehörtes umzusetzen und sich dabei an Rahmenvorgaben zu halten? Meine Erfahrung nach zehn Jahren zeigt, dass ca. 60 Prozent hier schon durchfallen. Erst dann gibt es ein klassisches Gespräch, idealerweise vor Ort, sonst via Videokonferenz.

Tipp: Testen Sie im Bewerbungsprozess bereits konkrete Anforderungen an die Arbeit im virtuellen Team, denn wenn man in unterschiedlichen Büros, womöglich mit Zeitverschiebung von mehreren Stunden zusammenarbeitet, kann eine Aufgabe nicht mehrfach besprochen und neu verhandelt werden.

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