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Sieben Regeln fürs Zeitmanagement

, Lothar Seiwert

Lassen Sie sich Ihre Zeit nicht stehlen. Sieben Tipps, um gut organisiert durch den Tag zu kommen. Von Lothar Seiwert

Zeitdiebe © Getty Images

Lothar Seiwert ist Redner und Sachbuchautor. Bekannt wurde der promovierte Ökonom durch das Buch

Lothar Seiwert ist Vortragsredner und Bestsellerautor. Bekannt wurde der promovierte Ökonom durch den Klassiker "Das 1x1 des Zeitmanagement", das 2014 in völlig überarbeiteter und aktualisierter Auflage bei Gräfe und Unzer erschienen ist


Zeit ist das wertvollste Gut, das wir besitzen. Zeitmanagement bedeutet aber nicht, noch mehr Aktivitäten in unsere Tage, Stunden und Minuten hineinzupacken, sondern unsere Lebenszeit intensiver und bewusster für das zu nutzen, was uns wirklich wichtig ist – für die schönen Dinge des Lebens, für Genuss und Muße, für Visionen und Erfolg.

Die folgenden Prinzipien können Ihnen helfen, Ihr Zeitmanagement in den Griff zu bekommen und sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren: privat wie beruflich.

1. Fassen Sie die Zeitdiebe

Wenn es nicht so läuft, wie wir es erwarten oder planen, dann oft deshalb, weil zwischendurch immer wieder Störungen eintreten. An manchen sind wir selbst schuld; für andere ist unsere Umgebung verantwortlich. Jede einzelne Störung kostet nur jeweils „einen kleinen Moment“, doch sie summieren sich im Lauf des Tages und bringen unser Zeitbudget ins Minus. Eine besondere Herausforderung stellt die tägliche E-Mail-Flut dar. Nutzen Sie E-Mails. Aber lassen Sie sie nicht zu einem weiteren Zeitdieb werden. Zugegeben: Dem digitalen Stress freundlich, aber bestimmt Grenzen zu setzen fällt nicht immer leicht. Doch Sie werden feststellen, wie befreiend es ist.

2. Verwenden Sie Tagespläne und planen Sie schriftlich

Wenn man beginnt, mit Zeitplänen zu arbeiten, empfiehlt sich als erster Schritt die Planung jedes einzelnen Tages, denn der Tag ist die kleinste und überschaubarste Einheit. Man kann jeden Tag neu beginnen, wenn ein Tag nicht erfolgreich gelaufen ist.

Zeitplan

Ein realistischer Tagesplan sollte grundsätzlich nur das enthalten, was Sie an diesem Tag erledigen wollen beziehungsweise auch können! Denn je mehr Sie die gesetzten Ziele für erreichbar halten, umso mehr konzentrieren Sie auch Ihre Kräfte darauf und mobilisieren sich, die Tagesziele zu erreichen.

Wenn Sie Ihren Tag planen, dann tun Sie dies schriftlich. Über Zeitpläne, die man nur „im Kopf“ hat, verliert man den Überblick und sie werden leichter umgeworfen. Schriftliche Zeitpläne bedeuten eine spürbare Arbeitsentlastung des Gedächtnisses. Ein schriftlich fixierter Plan hat den psychologischen Effekt einer Selbstmotivation zur Arbeit. Ihre Aktivitäten bei der Bewältigung des Tagesgeschäftes werden zielorientierter und auf die straffe Befolgung des Tagespensums ausgerichtet.

3. Setzen Sie Prioritäten

Prioritäten zu setzen heißt, darüber zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig und welche nachrangig zu behandeln sind. Aufgaben mit höchster Priorität müssen zuerst erledigt werden. Oft wird die meiste Zeit mit vielen nebensächlichen Problemen (C) vertan, während wenige lebenswichtige Aufgaben (A) in der Regel zu kurz kommen. Der Schlüssel für ein erfolgreiches Zeitmanagement liegt darin, den geplanten Aktivitäten eine eindeutige Priorität zu verleihen, indem wir sie durch eine A-B-C-Klassifikation in eine Rangordnung bringen:

(zum Vergrößern bitte anklicken)

A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben. Sie können von der betreffenden Person nur allein oder im Team verantwortlich durchgeführt werden, sind nicht delegierbar und für die Erfüllung der ausgeübten Funktion von größtem Wert.

B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und auch (teilweise) delegierbar.

C-Aufgaben sind die Aufgaben mit dem geringsten Wert für die Erfüllung einer Funktion, haben jedoch den größten Anteil an der Menge der Arbeit (Routinearbeit, Papierkram, Lesen, Telefonieren, Ablage, Korrespondenz und andere Verwaltungsarbeiten).

Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, sollten überhaupt nicht bearbeitet werden, sondern in den Papierkorb wandern.

4. Wichtigkeit vor Dringlichkeit

Seiwert

Leider herrscht in unserer Gesellschaft der Dringlichkeitswahn. Jeder will alles immer sofort, und wir glauben, alles, was eilig ist, zuerst erledigen zu müssen. Dabei ist vieles Dringliche nicht wichtig und vieles Wichtige nicht dringlich. Beugen Sie sich nicht länger dem Diktat der Dringlichkeit und setzen Sie klare Prioritäten, die Ihren Zielen und Ihrer Funktion dienen. Je nach hoher und niedriger Wichtigkeit oder Dringlichkeit einer Aufgabe lassen sich vier Möglichkeiten der Bewertung und (anschließenden) Erledigung von Aufgaben unterscheiden:

Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, müssen Sie sich selbst widmen und sofort in Angriff nehmen (A-Aufgaben).

Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die aber noch nicht wirklich dringlich sind, können zunächst warten, sollten aber geplant, das heißt terminiert beziehungsweise kontrolliert delegiert werden (B-Aufgaben).

Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit haben, aber dringend sind, sollten delegiert beziehungsweise nachrangig erledigt werden (C-Aufgaben).

Von Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch geringer Wichtigkeit sind, sollten Sie unbedingt Abstand nehmen (Papierkorb).

5. Führen Sie durch Delegieren

Delegieren

Die Fähigkeit, Tätigkeiten und Aufgaben zu delegieren, ist ein wichtiger Schlüssel zu Zeitgewinn, Erfolg und Führung. Der Nutzen ist beträchtlich, denn Sie kommen mit Ihrer Arbeit wesentlich effizienter voran. Entscheiden Sie bei jeder Aufgabe von Neuem: Muss ich diese Tätigkeit unbedingt selbst ausführen? Oder kann sie ebenso gut (oder sogar noch besser) von jemand anderen erledigt werden?

Delegieren Sie auch kontrolliert mittel- und langfristige Aufgaben Ihres Arbeitsgebietes, die den Mitarbeiter motivieren und fachlich fördern können. Sorgen Sie dafür, dass Sie vollständige Aufgaben delegieren und dass die Aufgabe genau verstanden worden ist. Und überprüfen Sie die Erledigung der delegierten Aufgaben und geben Sie dem Ausführenden ein motivierendes und möglichst konstruktives Feedback.

6. Machen Sie bewusst Pausen

Das Wort „Pause“ hat für viele Menschen einen negativen Beigeschmack, weil sie damit Zeitverschwendung oder sogar Faulenzerei verbinden. Dabei ist die Pause besser als ihr Ruf! Gerade am Arbeitsplatz ist sie ein effektives Mittel, um Stress abzubauen und Kraft zu tanken. Pausen fördern Ihre Arbeitsleistung. Denn in erholtem Zustand arbeiten Sie konzentrierter, genauer, kreativer und damit effizienter. Bestimmen Sie ab jetzt selbst, wann Sie ein paar kurze Ruhephasen einlegen.

Zahlreiche Studien belegen, dass bereits ein „Nickerchen“ (Power Napping) von 15 Minuten das Stresslevel senkt und die Leistungsfähigkeit steigert. Das geht auch am Arbeitsplatz: Setzen Sie sich bequem in Ihren Bürostuhl, stellen Sie sich den Handywecker, schließen Sie die Augen und entspannen Sie.

7. Bestimmen Sie selbst über Ihre Zeit

Selbstbestimmung hat nichts mit Anarchie oder Auflehnung gegen ein herrschendes System, ein Unternehmen beispielsweise, zu tun. Der Duden definiert Selbstbestimmung als „Unabhängigkeit des bzw. der Einzelnen von jeder Art der Fremdbestimmung“ und führt als Synonyme unter anderem „Eigenständigkeit“, „Eigenverantwortlichkeit“, „Souveränität“ und „Unabhängigkeit“ auf. Ein selbstbestimmter Mensch achtet auf sein Wohlbefinden und berücksichtigt dabei die Bedürfnisse der Menschen, die ihn umgeben.

Selbstbestimmt zu denken und zu handeln ist ein allmählicher Lernprozess, der sich nicht von einem Tag auf den anderen umsetzen lässt. Hinterfragen Sie nach und nach Ihre Lebens Gewohnheiten und geben Sie sich etwas Zeit, um zu einer pro-aktiven und eigenverantwortlichen Lebensführung zu finden! Dazu ist es nötig, dass Sie auch ab und zu mal „Nein“ sagen. Akzeptieren Sie Ihre eigenen Belastungsgrenzen und die von anderen und entscheiden Sie bewusst, ob Sie eine Aufgabe übernehmen möchten oder ob Sie es nicht tun wollen.

Bleiben Sie konsequent in Ihrer Zeitplanung

Sie werden nicht von heute auf morgen zum Zeitmanagement-Profi. Gutes Timing und perfekte Organisation erfordern etwas Übung. Denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wesentlich ist nicht, wie schnell Sie alte Gewohnheiten ablegen, sondern, dass Sie am Ball bleiben und nicht aufgeben.

Nutzen Sie die Zeit, die Sie gewonnen haben, für schöne Dinge: Erholung, Mußestunden, allein oder mit der Familie und Freunden … Das steigert Ihre Lebensqualität!


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