Besonders Gewerbetreibende und Freiberufler müssen fürs Finanzamt eine Reihe von Unterlagen aufbewahren, Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Inventare, Rechnungen und sonstige Buchungsbelege beispielsweise zehn Jahre und die übrige berufliche Korrespondenz immerhin noch sechs Jahre.
Privatleute hingegen dürfen den Stapel an Rechnungen über Fachliteratur, Büromöbel, Versicherungen oder Krankheitskosten von ihrem Schreibtisch entsorgen. Denn für den Fiskus spielen sie grundsätzlich keine Rolle mehr. Der alte Steuerfall ist geprüft und gilt beim Finanzamt als erledigt abgehakt. Für Belege über Sonderausgaben, Werbungskosten, Kinderbetreuung oder außergewöhnliche Belastungen gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, somit können Arbeitnehmer, Rentner oder Anleger Rechnungen und Bankunterlagen nach Rücksendung und Erhalt des Steuerbescheides unter erledigt verbuchen.
Sollte das Finanzamt wider Erwarten doch noch einmal alte und längst vergessene Quittungen anfordern, kann dies dann höchstens noch auf freiwilliger Basis erfolgen. Negative Folgen dürfen die Beamten aus einer Nichteinreichung aber nicht mehr ziehen, die bereits akzeptierten Kosten bleiben mindernd im Steuerbescheid erhalten. Dennoch sollten Bürger ihre Belege auf keinen Fall sofort entsorgen. Besonders Mieter und Hausbesitzer müssen nämlich besondere Vorschriften beachten. Für sie besteht zum Kampf gegen Schwarzarbeit eine spezielle Aufbewahrungspflicht.
Wird ein Unternehmer mit Arbeiten rund um Haus, Wohnung oder Garten betraut, muss der private Auftraggeber darauf bestehen, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu erhalten. Die muss er dann zwingend zwei Jahre lang aufbewahren. Die Frist startet erst mit Jahresablauf. Wurde zu den 2006 ausgeführten Malerarbeiten erst 2007 eine Abrechnung erstellt, darf die erst an Neujahr 2010 vernichtet werden. Kann eine Handwerkerrechnung später auf Verlangen von Finanzbeamten oder der Finanzkontrolle Schwarzarbeit nicht mehr vorgelegt werden, droht ein Bußgeld von bis zu 500 Euro, wobei Unwissenheit nicht vor Strafe schützt.
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