Diese Erfahrung musste jetzt auch ein Immobilienmakler machen. Den Umfang der privaten Pkw-Nutzung wies er dabei durch eine Microsoft Excel-Datei nach. Das Finanzamt erkannte die mühselig in den Zeilen und Spalten eingetragenen Zahlen nicht an und schon gar nicht die vorgenommene Aufteilung zwischen beruflichen und privaten Touren. Begründung: Eine mittels Tabellenkalkulation erstellte Datei entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.
Das wollte der Makler nicht einfach so hinnehmen und klagte gegen die formale Sichtweise. Leider ohne Erfolg. Die Beamten haben vollkommen richtig gehandelt, entschied das Finanzgericht München (Az. 14 K 166/07). Wird ein Fahrtenbuch mit Excel erstellt, darf es keine steuerliche Anerkennung finden. Denn die Aufzeichnungen sind jederzeit abänderbar und die nachträglichen Korrekturen und Feinjustierungen lassen sich nicht nachvollziehen. Außerdem kann das Finanzamt über eine solche Computerdatei nicht erkennen, ob die Aufzeichnungen fortlaufend, lückenlos und zeitnah getätigt werden.
Somit werden Einkommen- und Umsatzsteuer auf die Privatfahrten nach geschätzten Anteilen berechnet. Hier geht es insbesondere während einer Betriebsprüfung wie auf einem Basar zu. Der Beamte will 80 Prozent und der Unternehmer bietet 20. Geeinigt wird sich dann auf die Hälfte. Das ist besonders ärgerlich, wenn es laut dem Excel-Fahrtenbuch tatsächlich nur ein Fünftel war.
Der Selbstständige kann hier noch nicht einmal sofort reagieren und den Schaden gering halten. Denn die Betriebsprüfung checkt längst abgelaufene Jahre und stellt dort den Fehler fest. Der führt dann bis ins laufende Jahr zu Mehr-Steuern. Geht die Prüfung beispielsweise um die Jahre 2004 bis 2006, muss der Betrieb mindestens für fünf Jahre nachzahlen, ab 2009 kann der Selbstständige dann auf Papier umsteigen und alles jeden Tag per Kuli eintragen. Oder er lässt es gleich und akzeptiert den pauschalen Ansatz von 50 Prozent. Das erspart Arbeit und der Fiskus freut sich.
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