Trotz dieses Schutzes für Berufsgeheimnisträger darf der Fiskus im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Denn nach dem Urteil vom Finanzgericht Nürnberg ist der Datenzugriff prinzipiell zulässig (Az. 6 K 1286/2008). Im zugrunde liegenden Fall ging es um einen Selbstständigen, der eine Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei führte.
Nach Ansicht der Richter können in den Daten der Finanzbuchhaltung, Fakturierung, sowie Berechnung von Rückstellungen tatsächlich geschützte Daten wie die Namen der Mandanten sowie der Geschäftsgegenstand enthalten sein. Hier kann sich der Steuerberater sogar strafbar machen, wenn er unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm in seiner beruflichen Eigenschaft anvertraut worden ist. Allerdings geht die Betriebsprüfung davon aus, dass die Finanzbuchhaltung so aufgebaut ist, dass Daten, die der Verschwiegenheit unterliegen, getrennt von den vorlagepflichtigen Daten archiviert sind oder entsprechend aufbereitet werden können und somit einer Vorlage nichts im Wege steht. Die Beamten fordern damit den Kläger gerade nicht dazu auf, eine rechtswidrige Tat zu begehen.
Der Selbstständige verkennt offensichtlich, dass es seine Aufgabe ist, die Datenbestände so zu organisieren, dass bei einer zulässigen Einsichtnahme in die steuerlich relevanten Datenbestände keine geschützten Bereiche tangiert werden können, so das Gericht. Bereits nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ist ein effizientes internes Kontrollsystem vorgeschrieben, nach dem sensible Informationen des Unternehmens gegen unberechtigte Kenntnisnahme zu schützen und durch wirksame Zugangskontrollen zu unterbinden sind. Auch das Bundesdatenschutzgesetz verlangt die Trennung der Daten nach den Verwendungszwecken und deren zweckgebundene Verarbeitung.
Entsprechend diesen Vorgaben verfügen heute nahezu alle im Einsatz befindlichen Betriebssysteme und DV-gestützten Buchführungssysteme über Möglichkeiten, den Zugriff auf die prüfungsrelevanten Bereiche zu beschränken. Sollte das DV-System des Steuerzahlers entgegen den rechtlichen Vorgaben keine Trennung der Daten mittels eines Zugriffsberechtigungssystems zulassen, kann dies nicht zur rechtlichen Unzulässigkeit des Datenzugriffs führen. Andernfalls könnte derjenige, der eine nicht den allgemeinen Anforderungen entsprechende Software benutzt, eine praktisch wirksame Außenprüfung verhindern.
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