Der Betriebsprüfung haben sich immer mehr Unternehmen, Freiberufler und vermögende Privatpersonen zu stellen. Wie oft die Beamten kommen, hängt von Umsatz und Ertrag ab. Großbetriebe müssen statistisch gesehen alle 4,4 Jahre mit einem Besuch rechnen, Mittelständler hingegen nur alle 12,8 Jahre und Kleinstbetriebe nur einmal in 88 Jahren. Die Häufigkeit ist darüber hinaus von Zufallsauswahl, besonderen Auffälligkeiten oder Branchenschwerpunkten abhängig.
Der Prüfer erscheint nicht unangemeldet, sondern kündigt seinen Besuch rechtzeitig an. Dabei kann er den Termin nach dem Urteil vom Finanzgericht München über eine E-Mail abstimmen. Dieses Vorgehen ist in der Praxis sogar nützlich, wenn sich der Geprüfte häufiger per Mail im Verkehr mit dem FA bedient, meinen die Richter. Lediglich die anschließende Prüfungsanordnung muss schriftlich ergehen (Az. 1 K 2120/09).
Bei Selbstständigen ist eine routinemäßige Außenprüfung zulässig, ohne dass der Besuch von weiteren Voraussetzungen abhängig ist. Da die Finanzbehörden bei der vorgegebenen Personalausstattung nicht in allen Fällen auch tatsächlich eine Außenprüfung durchführen können, müssen sie die Fälle auswählen, was in ihrem Ermessen liegt. Dabei sind sie nicht an den für die Größenklasse des Betriebs üblichen Prüfungsturnus gebunden. Das Gesetz knüpft alleine an die Art der Einkünfte an, nicht auf die Höhe und auch nicht auf die konkrete Ausgestaltung der Verhältnisse im Einzelnen. Daher unterliegen auch Mini-Unternehmer der Betriebsprüfung, wenn sie durch Zufallsauswahl dran sind.
Dabei muss sich der Prüfer nicht auf die Feststellung der betrieblichen Verhältnisse beschränken. Ziel ist die Ermittlung der Steuerschulden, also auch zu Sachverhalten, die mit den betrieblichen Vorgängen nichts zu tun haben. Somit muss auch eine Aufstellung zu Kapitalvermögen, Eigentumswohnungen sowie Bankkonten vorgelegt werden.
Generell soll die Außenprüfung in den Geschäftsräumen des Steuerzahlers, in dessen Wohnräumen oder mangels Platz im Finanzamt erfolgen. Beim Steuerberater arbeiten die Beamten nur noch selten, um weg von der Beleg- und hin zur echten Betriebsprüfung zu kommen.
Erscheint der Betriebsprüfer wie vereinbart vor Ort, rechnet er beim Mittelständler mit einer Verweildauer von drei bis fünf Tagen. Dabei sichtet er erst einmal die vorliegenden Gegebenheiten. Sind Buchführungsunterlagen und zugehörige Aufzeichnungen, Geschäftsbücher und Verträge komplett vorhanden und hat der Betrieb somit seine Mitwirkungspflichten erfüllt, entspannt sich seine Miene. Stehen darüber hinaus auch noch ein angenehmer Arbeitsplatz sowie kompetente Auskunftspersonen zur Verfügung, hat der Selbstständige schon einmal eine gute Visitenkarte abgegeben, was das Klima entspannt und erste Vorbehalte des Beamten ausräumt.
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