Selbstständige müssen nur solche Steuerunterlagen in Papierform oder als Datei aufbewahren, die zum Verständnis notwendig sind. Nach einer aktuellen Grundsatzentscheidung vom Bundesfinanzhof (BFH) dürfen Betriebsprüfer daher keine Einsicht in die freiwillig erstellte Buchhaltungsunterlagen fordern (Az. VIII R 80/06). Dabei müssen Unternehmer und Freiberufler nur die Unterlagen vorlegen, die für die Berechnung der Steuer von Bedeutung sind. Verlangen Finanzbeamte weitere Belege, ist das rechtswidrig.
Dieser Tenor ist auch für Vermieter, Anleger, Arbeitnehmer und sogar Rentner von Bedeutung. Denn sie müssen ihre privaten Belege durch das Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz nunmehr sechs Jahre lang wie ein Unternehmer aufbewahren, wenn ihre Privateinkünfte ab 2009 oberhalb von 500.000 Euro liegen. In diesem Fall darf die Betriebsprüfung ab Neujahr 2010 auch Privatpersonen ohne Angabe von Gründen einen Besuch abstatten.
Maßgebend sind nur die positiven Überschusseinkünfte, Verluste fallen unter den Tisch. Beläuft sich das Geschäftsführergehalt beispielsweise auf 600.000 Euro und hat der Angestellte Mietverluste von 400.000 Euro, darf der Finanzbeamte kommen, obwohl er insgesamt nur Einkünfte von 200.000 Euro aufweist und noch nicht einmal Reichensteuer zahlen muss. Im Falle der Zusammenveranlagung ist für das Überschreiten der Schwelle die Summe der positiven Einkünfte jedes Ehegatten maßgebend. Es reicht also aus, wenn Mann oder Frau die Hürde der halben Million überspringen.
Bislang durfte der Betriebsprüfer auch schon bei privat klingeln, allerdings nur in begründeten Ausnahmefällen und nicht einfach aufgrund der Einkommenshöhe. Erlaubt war der Besuch vor Ort nur, wenn erhebliche steuerliche Verhältnisse der Aufklärung bedurften, und Anhaltspunkte dafür bestanden hatten, dass Erklärungen unvollständig abgegeben wurden. Zudem musste sich der Sachverhalt vom Tisch des Finanzbeamten aus nicht oder nur mit großem Zeitaufwand ermitteln lassen.
Damit die Prüfer auch viel zu ermitteln haben, müssen die steuerlich relevanten Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden, in Papierform und auch die auf dem PC archivierten Dateien. Diese Verpflichtung entfällt erst wieder, wenn in fünf aufeinander folgenden Kalenderjahren der Schwellenwert von 500.000 Euro nicht erreicht wird. Also muss die Rechnung über Arbeitsmittel genauso in einen Ordner wie der Kontoauszug über die Mieteinnahmen. Nur die Einladung zur Geburtstagsfeier muss dem Fiskus nicht vorgelegt werden, solche Wissbegierden bewilligt der BFH den Finanzbeamten dann doch nicht mehr.
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