Bereits die Einladung zur Eigentümerversammlung birgt Tücken: Der Verwalter muss, soweit es nicht in der Gemeinschaftsordnung anders geregelt ist, mindestens einmal im Jahr eine Versammlung einberufen oder wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer es verlangen. Die Einladung muss in Textform – also per Post, Fax, E-Mail oder sogar SMS – erfolgen und soll in der Regel mindestens zwei Wochen vor der Versammlung verschickt werden. Aus dem Schreiben müssen auch die Tagesordnungspunkte hervorgehen.

Kann ein Wohnungseigentümer an dem Termin nicht teilnehmen, darf er sich vertreten lassen. Die meisten Gemeinschaftsordnungen verlangen dafür jedoch eine schriftliche Vollmacht und erlauben als Vertreter keine Fremden, sondern nur Ehepartner, Verwandte, andere Eigentümer oder den Verwalter – der dann ebenfalls über eine schriftliche Vollmacht verfügen muss. Als nicht stimmberechtigte Berater dürfen Fremde, etwa Anwälte oder Sachverständige, nur an der Versammlung teilnehmen, wenn die Gemeinschaft sich mehrheitlich dafür ausspricht. Geht es allerdings um ganz gravierende Beschlüsse oder komplexe Themen, kann die Hinzuziehung eines Beraters zulässig sein.

Grundsätzlich können Eigentümer die Beschlüsse innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung anfechten; die Anfechtungsgründe müssen dann innerhalb von zwei Monaten vor Gericht vorgetragen werden. Werden die Fristen versäumt, sind die Beschlüsse rechtskräftig. Nicht nur die Eigentümer, auch der Verwalter kann in bestimmten Fällen gegen die Versammlungsbeschlüsse vorgehen. Das ist ihm zum Beispiel gestattet, wenn seine Angelegenheiten berührt sind, aber auch wenn die Gemeinschaft einen ganz offensichtlich fehlerhaften Beschluss gefasst hat.

Das seit Mitte 2007 geltende neue Wohnungseigentumsgesetz stellt insgesamt höhere Anforderungen an den Verwalter. So muss er beispielsweise sämtliche Beschlüsse dokumentieren – einschließlich derjenigen, die nicht zustande gekommen sind. Auch sämtliche Urteile, die im Zusammenhang mit der Wohnanlage nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind, müssen in der Dokumentation festgehalten werden. Für potenzielle Eigentümer ist diese Beschlusssammlung eine wertvolle Informationsquelle. Sie können erkennen, welche Probleme die Eigentümer beschäftigen.

Denn eine zerstrittene Gemeinschaft strapaziert nicht nur die Nerven, sondern auch den Geldbeutel: So ist das Kostenrisiko bei Anfechtungsklagen mit dem neuen Recht deutlich gestiegen. Der Verlierer eines Rechtsstreits muss nicht nur seine Kosten, sondern regelmäßig auch die Kosten zumindest eines Anwalts auf der Gegenseite sowie die Gerichts- und gegebenenfalls auch Sachverständigenkosten zahlen.