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Verteidigen Sie Ihren Terminkalender!

, Anne Weitzdörfer

Sie wollen Effizienz und zufriedenere Mitarbeiter? Dann gewinnen Sie die Hoheit über Ihre Termine zurück. Von Anne Weitzdörfer

Terminkalender
Ständige Terminverschiebungen können zu großem Frust führen

Anne Weitzdörfer begleitet als Beraterin und Coach seit vielen Jahren Unternehmen und Führungskräfte. Hier schreibt sie jeden Monat über Themen aus der BerufsweltAnne Weitzdörfer begleitet als Beraterin und Coach seit vielen Jahren Unternehmen und Führungskräfte. Hier schreibt sie jeden Monat über Themen aus der Berufswelt

 


Die Zusammenarbeit lag schon Jahre zurück, als mein Telefon klingelte. Kai ist Ende 40 und hat sein gesamtes Berufsleben in einem sehr hierarchischen, großen Unternehmen verbracht. Obwohl er mittlerweile Verantwortung für Hunderte Mitarbeiter trägt, gibt es über ihm immer noch eine beeindruckende Zahl von Chefs. Er sagte, er wolle ein Thema besprechen, das furchtbar banal sei – aber es gehe so nicht mehr. Ich war neugierig.

So gut er sich auch organisiere, erzählte Kai – nie habe er das Gefühl, Herr seines Kalenders zu sein. Sein Tag und auch seine Termine seien effizient und strukturiert. Aber von überall her würden permanent Termine verschoben, und gern werde er auch noch gebeten, kurzfristig einen seiner Chefs in irgendwelchen Gremien zu vertreten. Das zerschieße ihm zum einen seine eigene Woche und mache zum anderen die Organisation seiner Abteilung extrem schwierig. Außerdem frustriere es nicht nur seine Assistentin, sondern immer mehr auch seine Mitarbeiter.

Capital 11/2015
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Das Schlimme: Jeder in großen Konzernen kennt diese Situation genau und hat gelernt, mit ihr umzugehen. Ist halt so. Wenn der Vorstand ruft, wird nicht diskutiert. Auch wenn jede einzelne Verschiebung dann in schönster Gleichmäßigkeit durch die Ebenen kaskadiert und alle Beteiligten nervt. Aber: Auch wenn ich weiß, wie fremdbestimmt Sie sind – Sie wissen so gut wie ich, dass Sie sich härter wehren könnten. Für sich selbst und Ihre gesamte Organisation. Sich weniger kooperativ zeigen, Termine absagen oder Ihren Mitarbeitern den Vorzug geben. Vielleicht nicht, wenn der Vorstand ruft, aber bei allen anderen eben schon.

Kai und ich haben uns hingesetzt und die Vertretungsregelung für jedes einzelne Gremium durchdacht. Sowohl nach oben als auch nach unten. Wer muss für wen in welchem Gremium einspringen? Mit welcher Priorität? Und wie werden die Informationen danach an wen übergeben? Das war jetzt nicht die inspirierendste Übung, aber wir haben so mehr als ein Drittel der Termine anders verteilt. Den fertigen Vorschlag hat Kai erst mit seinen Vorgesetzten besprochen und danach mit seinen Mitarbeitern. Und berichtet jetzt, dass er sich allein durch die Tatsache, dass er die Einhaltung dieser Regeln einfordert, deutlich besser und freier fühlt.

Problem gelöst? Nicht ganz. Bevor Sie nämlich Ihrer Assistenz erklären, wo künftig kratzbürstiger reagiert werden darf, bedanken Sie sich erst einmal in aller Deutlichkeit, dass dort klaglos jede Woche Ihr gesamter Kalender einmal von links nach rechts geschoben wird – und man den Frust der Mitarbeiter gleich mitbehandelt. Das macht nämlich einen beträchtlichen Teil des Jobs aus. Eine Einladung für den Partner zu Hause, der auf dem ewigen Verschiebebahnhof der Termine oft ganz schön lange warten muss, sollte sowieso regelmäßig drin sein.

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